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Umgang mit den E-Mail Accounts ehemaliger Mitarbeiter
Immer häufiger haben wir von unseren Kunden Anfragen bekommen, wie mit dem E-Mail-Postfach eines ehemaligen Mitarbeiters umzugehen ist. Die Frage ist vollkommen berechtigt, denn wenn hierzu keine Regelung getroffen wurde, ist der Ärger vorprogrammiert. Unter Umständen muss der Arbeitgeber sogar Schadensersatz zahlen.
Die entscheidende Frage ist, ob der Arbeitnehmer seinen E-Mail-Zugang auch privat nutzen durfte. Wenn die private Nutzung des E-Mails Accounts nicht explizit untersagt wurde, ist die Löschung eines solchen Accounts nach dem Ausscheiden des Mitarbeiters rechtlich äußerst problematisch. Das Oberlandesgericht Dresden (Beschluss vom 05.11.2012, Az. 4 W 961/12) hat entschieden, dass ein solches E-Mail-Postfach erst dann gelöscht werden darf, wenn feststeht, dass der ehemalige Arbeitnehmer kein Interesse mehr an den im Postfach abgelegten Daten hat. Ansonsten kann dem ehemaligen Mitarbeiter ein Schadensersatzanspruch zustehen. Aus diesem Grund ist es ratsam, die private Nutzung des E-Mails Accounts von vornherein zu untersagen. Eine solche Regelung ist am besten in die EDV-Nutzungsvereinbarung (bzw. Richtlinie) zu integrieren.
Falls Sie diesbezüglich Hilfe benötigen, helfen wir Ihnen selbstverständlich gerne. Der folgende Text soll die Probleme aufzeigen die in dieser Konstellation entstehen können und es wird versucht, hierfür praxisrelevante Lösungsvorschläge aufzuzeigen.
1. Umgang mit dem E-Mail-Postfach, wenn die private Nutzung untersagt wurde
Wenn Sie vor Aufnahme der Tätigkeit die private Nutzung untersagt haben, können Sie den Account löschen, weil der Mitarbeiter dann kein privates Interesse an dem Postfach haben kann. Dies hat auch den Vorteil, dass die E-Mails eines erkrankten Mitarbeiters weitergeleitet werden dürfen.
2. Private E-Mail-Nutzung untersagen
Die private E-Mail Nutzung sollte untersagt werden. Wie bereits oben erläutert, entstehen sonst für jedes Unternehmen unnötige Schwierigkeiten. Zwar ist es zur Zeit umstritten, ob ein Unternehmen in diesen Fällen Dienstanbieter nach dem Telemediengesetz ist. Unumstritten ist aber, dass eine Löschung des Accounts eines ausscheidenden Mitarbeiters nicht ohne rechtliche Folgen möglich ist. Da heutzutage eigentlich jeder Mitarbeiter über sein Handy Zugang zum Internet hat, gibt es kaum noch Gründe, die private Nutzung zuzulassen und der Arbeitnehmer kann bei einem Verbot nachträglich keine Ansprüche geltend machen.
Die gleichen Probleme entstehen auch, wenn Sie den Umgang mit privaten Mails überhaupt nicht regeln oder die private Nutzung stillschweigend tolerieren.
3. Private E-Mail Nutzung erlauben
Regelungen treffen
Falls Sie die private Nutzung trotzdem zulassen wollen, sollte auch dies in der EDV-Nutzungsvereinbarung (bzw. Richtlinie) geregelt sein. Diese sollte dann auch eine Regelung enthalten, in der sich der Mitarbeiter verpflichtet, alle privaten Inhalte nach Beendigung des Beschäftigungsverhältnisses zu löschen. Ein solcher Passus könnte folgendermaßen aussehen: „Der Mitarbeiter verpflichtet sich, an seinem letzten Arbeitstag alle privaten Inhalte aus dem E-Mail-Postfach zu entfernen. Die übrigen Nachrichten, werden an seinen Vorgesetzten oder Nachfolger weitergeleitet (z.B.: durch eine Outlook-Datendatei PSTDatei).“
Umgang nach Ausscheiden des Mitarbeiters
a) Löschung
Durch die getroffene Regelung können Sie das Postfach löschen, nachdem der Arbeitnehmer das Unternehmen verlassen hat.
b) Hinweis
Nachdem Sie das Postfach gelöscht haben, sollte jeder der an die ehemalige Adresse eine E-Mail versendet, darüber informiert werden, dass die E-Mail nicht zugestellt werden konnte. Außerdem sollte darüber informiert werden, an welche E-Mail-Adresse man sich fortan wenden kann.
Ein solcher Text kann folgendermaßen aussehen: „Die E-Mail konnte dem gewünschten Empfänger nicht zugestellt werden, weil dieser unser Unternehmen verlassen hat. Bitte wenden Sie sich fortan an folgende Adresse: Max.Mustermann@firma.xyz.“
4. Umgang mit E-Mail Accounts, bevor eine diesbezügliche Regelung getroffen wurde
Falls ein Mitarbeiter das Unternehmen verlässt, der seinen E-Mail Account auch privat genutzt hat und dies nicht wie oben beschrieben vorab geregelt wurde, sollten Sie folgende Punkte beachten.
Zustimmung zur Löschung
Der einfachste Weg, um sich rechtlich abzusichern, ist eine Erlaubnis des ausscheiden Mitarbeiters einzuholen. Diese ist so genau wie möglich zu verfassen, z.B „Ich bin damit einverstanden, dass mein Postfach muster.adresse@firma.de spätestens eine Woche nach meinem letzten Arbeitstag mitsamt allen derzeitigen und noch eingehenden Inhalten gelöscht wird. Alle privaten Inhalte habe ich vorab gesichert und aus dem Postfach entfernt.“
Löschung ohne Zustimmung
Eine Löschung ohne Zustimmung, ist wie oben bereits beschrieben, rechtlich schwierig. Das OLG Dresden hat entschieden, dass eine Löschung erst vorgenommen werden darf, wenn der ehemalige Arbeitnehmer kein Interesse mehr an den alten E-Mails hat (siehe oben). Wann das der Fall, lässt das OLG Dresden offen. Zur Hilfe könnte man hierfür die Verjährungsfristen des allgemeinen Zivilrechts heranziehen. Gemäß § 195 BGB verjähren Ansprüche nach drei Jahren. Diese Frist beginnt aber nach § 199 Abs. Nr. 1 BGB erst mit Ende des Kalenderjahres in welchem der Anspruch entstanden ist.
Das bedeutet, wenn ein Mitarbeiter am 30.09.2018 das Unternehmen verlässt, beginnt die Frist am 31.12.2018 und endet drei Jahre später. In diesem Fall wäre das der 31.12.2021.
Da spezielle Ansprüche aber abweichende Verjährungsfristen haben können, bietet diese Lösung keine hundertprozentige Rechtssicherheit. Es ist somit immer eine Einzelfallentscheidung, wann der Arbeitnehmer kein Interesse mehr an seinen Daten hat. Außerdem könnte der Arbeitgeber in solchen Fällen Verantwortlicher im Sinne des Art. 4 Abs. 7 DSGVO sein. Hieraus würde sich eine Vielzahl von Verpflichtungen ergeben. Deswegen ist es empfehlenswert, diese Problematik vorab durch eine explizite Regelung zu umgehen (siehe oben).
Haben Sie zu diesem oder anderen Themen des Datenschutzes Fragen oder benötigen eine Hilfestellung, wenden Sie sich gerne an unsere Berater:
