Digitale Compliance Meldestelle – FKC WHISTLE-NET 

Für Unternehmen wird es immer wichtiger, professionelle Datenschutzmaßnahmen zu ergreifen. Sowohl im B2B-Bereich als auch gegenüber dem Endkunden wird Datenschutz, der den aktuellen gesetzlichen Anforderungen wie der EU-Datenschutzgrundverordnung entspricht, zunehmend zu einem wichtigen Wettbewerbsvorteil.

Mit unserem FKC Full-Service-Hinweisgebersystem WHISTLE-NET signalisieren Sie Ihren Mitarbeitern, Kunden und Interessierten, dass ihre Daten bei Ihnen gut aufgehoben sind und unterstreichen Ihren professionellen Anspruch. Das schafft Sicherheit im Umgang und Vertrauen, denn Vertrauen ist die wichtigste Währung in unserer digitalisierten Gesellschaft.

Ihr Hinweisgebersystem FKC WHISTLE-NET

Mit dem FKC Full-Service-Hinweisgebersystem „WHISTLE-NET“ stellen Sie den professionellen Umgang von Missstandsmeldungen innerhalb Ihres Unternehmens sicher. Lernen Sie unsere Berater in einem unverbindlichen Gespräch kennen und sichern sich Ihr persönliches Angebot.

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Wozu dient das Hinweisgeberschutzgesetz?

Das Gesetz zum Schutz von Hinweisgebern (Hinweisgeberschutzgesetz - HinSchG) verpflichtet Unternehmen und öffentliche Stellen zum Schutz von Hinweisgebern und zur Erleichterung der Meldung von Missständen. Hinweisgeber (Whistleblower) kann grundsätzlich jede natürliche Person sein, die im Besitz von Informationen über Verstöße oder rechtswidrige Handlungen einer juristischen Person ist und diese Informationen an interne oder externe Meldestellen weitergibt. Damit soll die Aufdeckung und Bekämpfung von Missständen wie Korruption, Betrug und Verstößen gegen gesetzliche Vorschriften unterstützt werden.

Welche Unternehmen sind von diesem Gesetz betroffen?

Unternehmen ab 250 Beschäftigte sowie öffentliche und kirchliche Stellen ab 50 Beschäftigte sind seit dem 02. Juli 2023 dazu verpflichtet, Whistleblowing in einem geschützten Rahmen zu ermöglichen. Für Unternehmen ab 50 Beschäftigte ist das Vorhandensein eines Hinweisgebersystems im Unternehmen ab dem 17. Dezember 2023 erforderlich.

Was bedeutet das konkret für Ihr Unternehmen?

Über einen der zulässigen Meldewege müssen vertrauliche Hinweise im Sinne der EU-Whistleblower-Richtlinie möglich sein. Zulässige Meldewege sind die telefonische, persönliche, schriftliche Meldung oder die Meldung über ein Whistleblowing-Portal.

Neben der bloßen Bereitstellung eines Meldekanals verlangt die Richtlinie auch, dass Meldungen anonym erfolgen können. Dies stellt eine nicht zu unterschätzende technische Herausforderung dar. Für den Hinweisgeber muss klar erkennbar sein, an wen sich die Meldung richtet, wer Zugriff auf die Information hat, wie das Unternehmen mit Rückfragen umgeht und bis wann eine Rückmeldung erfolgt.

Die Meldelösung von FKC für Ihr Unternehmen

Software/Portallösung: 

Sie erhalten von uns eine digitale Lösung, die alle rechtskonformen Prozesse in Ihre Organisation integriert. Wenn Whistleblower Missstände digital melden, übernehmen Sie das Fall-Management (Case Management).

FKC unterstützt Sie bei der Einrichtung der Meldestelle. Nach erfolgreicher Einrichtung stehen wir Ihnen weiterhin beratend zur Seite und verwalten die eingehenden Meldungen. Eine vorschriftsmäßige Bearbeitung der gemeldeten Fälle (z.B. hinsichtlich der geltenden Fristen) stellt sicher, dass Ihr Meldesystem rechtskonform betrieben wird und sein volles Potenzial entfaltet.

Digitale Compliance Meldestelle:

  • Einrichtung von Meldestellen inkl. Schulung: Einrichtung der Meldekanäle, Schulung der verantwortlichen Mitarbeiter, Bereitstellung von Vorlagen und Checklisten.
  • Entgegennahme von Meldungen: Übermittlung über hochsichere Whistleblower-Meldesoftware oder andere Kanäle.
  • Case Management, Beratung und Reporting: Vorqualifizierung von Hinweisen sowie Fristenmanagement und Hinweisgeberkommunikation mit anschließenden Handlungsempfehlungen und Reporting.
  • Einfache und rechtskonforme Umsetzung: Optimale Vorbereitung der Entscheidung über Maßnahmen durch Expertenberatung und Handlungsempfehlungen.

Das FKC Full-Service-Hinweisgebersystem: WHISTLE-NET

Unser digitales Hinweisgebersystem wurde speziell entwickelt, um Ihnen die einfache und effiziente Einrichtung eines sicheren digitalen Meldekanals im Sinne der EU-Hinweisgeberrichtlinie zu ermöglich

Die Software WHISTLE-NET ermöglicht eine sichere Kommunikation zwischen Hinweisgeber und Unternehmen. Je nach Konfiguration kann diese auch anonym erfolgen. Die Meldesoftware ermöglicht eine bidirektionale Kommunikation, so dass sich Hinweisgeber und Fallbearbeiter (Case Manager bzw. Compliance Team) über das System austauschen und Rückfragen stellen können. Eingehende Hinweise werden als eigenständige Fälle behandelt und in einem eigenen Case-Management verwaltet, um ihnen angemessen nachgehen und sie abschließen zu können.

Das FKC Hinweisgeberverfahren

Unser Hinweisgebersystem bietet Ihnen diese Vorzüge:

  • Eine moderne Benutzeroberfläche, die den Hinweisgebern eine intuitive Bedienung bietet.
  • Einfache Anpassungsmöglichkeiten an Ihre persönlichen Anforderungen. 
  • Die Plattform kann auch mehrsprachig betrieben werden. 
  • Sicherer Informationsaustausch zwischen Hinweisgeber und Bearbeiter, der anonym erfolgen kann.
  • Professionelle Bearbeitung von Fällen im Meldewesen, die die gesetzlichen Anforderungen, wie Fristen, erfüllt. 
  • Einfache und effiziente IT-Implementierung der Meldeplattform. Die Plattform wird sicher in der deutschen Cloud gehostet.

Haben wir Ihr Interesse geweckt? Informieren Sie sich hier:

Gerne beantworten wir Ihre Fragen zum WHISTLE-NET, unserem digitalen Hinweisgebersystem als SaaS-Lösung für Ihr Unternehmen. 

Ihre Ansprechpartnerin - Linn Seeliger

Frau Li Linn Seeliger

Hinweisgebersystem


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Häufige Fragen und Antworten zum Hinweisgeberschutzgesetz

  • Nennung der verantwortlichen Person oder Behörde, die Meldungen entgegennimmt und Maßnahmen ergreift.
  • Bestätigung des Eingangs der Meldung innerhalb von sieben Tagen.
  • Einleitung von Folgemaßnahmen und Mitteilung der Ergebnisse an den Hinweisgeber innerhalb von drei Monaten.
  • Bereitstellung transparenter Informationen über das Verfahren.
  • Dokumentation des Verfahrens unter Beachtung der Vertraulichkeit.
  • Die Verfahrensdokumentation muss gemäß dem Vertraulichkeitsgebot erstellt werden. Nach zwei Jahren ab Abschluss des Verfahrens ist die Dokumentation zu vernichten
  • Telefonisch
  • Persönlich
  • Schriftlich (E-Mail oder Brief)
  • Whistleblowing-Portal

Darunter fallen beispielsweise Vorschriften aus den Bereichen Arbeits- und Gesundheitsschutz, Mindestlohngesetz-Verstöße oder Bußgeldvorschriften, die Sanktionen gegen fehlende Informations- und Auskunftspflichten gegenüber Betriebsorganen wie Betriebsräten beinhalten.

Unternehmen mit mindestens 250 Mitarbeitern müssen das Hinweisgeberschutzgesetz ab dem 02. Juli 2023 umsetzen. Für sie gelten die neuen Regelungen ab dem Inkrafttreten des Gesetzes. Für Unternehmen mit mehr als 50 Beschäftigten gilt die Umsetzungspflicht ab dem 17. Dezember 2023.

Natürliche Personen, die im Rahmen ihrer beruflichen Tätigkeit oder im Vorfeld dieser Tätigkeit Kenntnis von Verstö-ßen erlangt haben (Hinweisgeber), können die Informationen über die Verstöße an die zuständigen Meldestellen übermitteln.

Eine persönliche Beschwerde kann sich auf das Verhalten eines Kollegen beziehen, wenn er unfair behandelt wurde oder das Unternehmen gegen das Kündigungsschutzgesetz verstoßen hat. Solche Beschwerden fallen nicht unter das Whistleblowing und müssen von der Personalabteilung bearbeitet werden.

Der erste Entwurf des Gesetzes sah vor, dass Unternehmen auch anonymen Hinweisen nachgehen müssen. Diese Verpflichtung wurde jedoch nicht aufgenommen. Dennoch erhöht ein solches Verfahren die Bereitschaft, Missstände zu melden. Daher wird die anonyme Übermittlung generell empfohlen.