Digitale Compliance Meldestelle – FKC WHISTLE-NET 

Für Unternehmen wird es immer wichtiger, professionelle Datenschutzmaßnahmen zu ergreifen. Sowohl im B2B-Bereich als auch gegenüber dem Endkunden wird Datenschutz, der den aktuellen gesetzlichen Anforderungen wie der EU-Datenschutzgrundverordnung entspricht, zunehmend zu einem wichtigen Wettbewerbsvorteil.

Mit unserem FKC Full-Service-Hinweisgebersystem WHISTLE-NET signalisieren Sie Ihren Mitarbeitern, Kunden und Interessierten, dass ihre Daten bei Ihnen gut aufgehoben sind und unterstreichen Ihren professionellen Anspruch. Das schafft Sicherheit im Umgang und Vertrauen, denn Vertrauen ist die wichtigste Währung in unserer digitalisierten Gesellschaft.

Das Gesetz zum Schutz von Hinweisgebern (Hinweisgeberschutzgesetz - HinSchG) verpflichtet Unternehmen und öffentliche Stellen zum Schutz von Hinweisgebern und zur Erleichterung der Meldung von Missständen. Hinweisgeber (Whistleblower) kann grundsätzlich jede natürliche Person sein, die im Besitz von Informationen über Verstöße oder rechtswidrige Handlungen einer juristischen Person ist und diese Informationen an interne oder externe Meldestellen weitergibt. Damit soll die Aufdeckung und Bekämpfung von Missständen wie Korruption, Betrug und Verstößen gegen gesetzliche Vorschriften unterstützt werden.

Unternehmen ab 250 Beschäftigte sowie öffentliche und kirchliche Stellen ab 50 Beschäftigte sind seit dem 02. Juli 2023 dazu verpflichtet, Whistleblowing in einem geschützten Rahmen zu ermöglichen. Für Unternehmen ab 50 Beschäftigte ist das Vorhandensein eines Hinweisgebersystems im Unternehmen ab dem 17. Dezember 2023 erforderlich.

Über einen der zulässigen Meldewege müssen vertrauliche Hinweise im Sinne der EU-Whistleblower-Richtlinie möglich sein. Zulässige Meldewege sind die telefonische, persönliche, schriftliche Meldung oder die Meldung über ein Whistleblowing-Portal.

Neben der bloßen Bereitstellung eines Meldekanals verlangt die Richtlinie auch, dass Meldungen anonym erfolgen können. Dies stellt eine nicht zu unterschätzende technische Herausforderung dar. Für den Hinweisgeber muss klar erkennbar sein, an wen sich die Meldung richtet, wer Zugriff auf die Information hat, wie das Unternehmen mit Rückfragen umgeht und bis wann eine Rückmeldung erfolgt.

Software/Portallösung: 

Sie erhalten von uns eine digitale Lösung, die alle rechtskonformen Prozesse in Ihre Organisation integriert. Wenn Whistleblower Missstände digital melden, übernehmen Sie das Fall-Management (Case Management).

FKC unterstützt Sie bei der Einrichtung der Meldestelle. Nach erfolgreicher Einrichtung stehen wir Ihnen weiterhin beratend zur Seite und verwalten die eingehenden Meldungen. Eine vorschriftsmäßige Bearbeitung der gemeldeten Fälle (z.B. hinsichtlich der geltenden Fristen) stellt sicher, dass Ihr Meldesystem rechtskonform betrieben wird und sein volles Potenzial entfaltet.

Digitale Compliance Meldestelle:

• Einrichtung von Meldestellen inkl. Schulung: Einrichtung der Meldekanäle, Schulung der verantwortlichen Mitarbeiter, Bereitstellung von Vorlagen und Checklisten.
• Entgegennahme von Meldungen: Übermittlung über hochsichere Whistleblower-Meldesoftware oder andere Kanäle.
• Case Management, Beratung und Reporting: Vorqualifizierung von Hinweisen sowie Fristenmanagement und Hinweisgeberkommunikation mit anschließenden Handlungsempfehlungen und Reporting.
• Einfache und rechtskonforme Umsetzung: Optimale Vorbereitung der Entscheidung über Maßnahmen durch Expertenberatung und Handlungsempfehlungen.

Unser digitales Hinweisgebersystem wurde speziell entwickelt, um Ihnen die einfache und effiziente Einrichtung eines sicheren digitalen Meldekanals im Sinne der EU-Hinweisgeberrichtlinie zu ermöglich

Die Software WHISTLE-NET ermöglicht eine sichere Kommunikation zwischen Hinweisgeber und Unternehmen. Je nach Konfiguration kann diese auch anonym erfolgen. Die Meldesoftware ermöglicht eine bidirektionale Kommunikation, so dass sich Hinweisgeber und Fallbearbeiter (Case Manager bzw. Compliance Team) über das System austauschen und Rückfragen stellen können. Eingehende Hinweise werden als eigenständige Fälle behandelt und in einem eigenen Case-Management verwaltet, um ihnen angemessen nachgehen und sie abschließen zu können.

• Eine moderne Benutzeroberfläche, die den Hinweisgebern eine intuitive Bedienung bietet.
• Einfache Anpassungsmöglichkeiten an Ihre persönlichen Anforderungen. 
• Die Plattform kann auch mehrsprachig betrieben werden. 
• Sicherer Informationsaustausch zwischen Hinweisgeber und Bearbeiter, der anonym erfolgen kann.
• Professionelle Bearbeitung von Fällen im Meldewesen, die die gesetzlichen Anforderungen, wie Fristen, erfüllt. 
• Einfache und effiziente IT-Implementierung der Meldeplattform. Die Plattform wird sicher in der deutschen Cloud gehostet.

Gerne beantworten wir Ihre Fragen zum WHISTLE-NET, unserem digitalen Hinweisgebersystem als SaaS-Lösung für Ihr Unternehmen.