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Nicht nur die "Kunst des Messens"

Im Rahmen eines Qualitätsmanagementsystems wird als Bestandteil nach einem sog. Prüfmittelmanagement (auch Prüfmittelverwaltung PMV) gefragt. Hierbei ist nicht nur die „Kunst des Messens“ gefragt, sondern auch die Feststellung, ob Mess- und Prüfmittel geeignet sind, sowie den Nachweis darüber, dass die zur Anwendung kommenden Mittel  und der Methoden für die jeweilige Mess- und Prüftätigkeit geeignet sind. 
Dieses hat als Ziel, Qualität, Einsatzbereitschaft und -fähigkeit sowie die Zuverlässigkeit der Messmittel in einem Unternehmen sicherzustellen.

Zu den wesentlichen Risiken zählen hierbei:

• ungültige Konformitätsbestätigung (Auslieferung unsicherer Produkte)
• nicht wirksame Regelkreise in der Produktion (hoher Ausschuss)
• etwaiger Fehlerdurchschlupf zum Kunden (Reklamation, Kosten)
• nicht Einhaltung von gesetzlichen Forderungen (z.B. CE)
• Rückrufaktionen (erhebliche Kosten und Imageverlust)
• erhebliche Haftungsrisiken (z.B. Umweltrecht)

Diese Anforderungen findet man in allen gängigen branchenübergreifenden (z.B. ISO 9001, ISO 14001, ISO 45001, etc.) und -spezifischen (ISO 9100, HACCP, QSF, ISO 17025, DIN 27201-9, ISO 13485, IATF 16949, etc.) Standards. Hinzu kommen dann noch die Anforderungen an die Eignung von Überwachungs- und Messtätigkeiten aus diversen Rechtsvorschriften. 

Was gilt es denn nun zu beachten?

Für Produkthersteller besteht die Verpflichtung, ihre Prüfmittel auf die Kontrollfähigkeit bezüglich sicherheitsrelevanter Merkmale zu überprüfen, zu dokumentieren und nachzuweisen, dass die Prüfmittel regelmäßig überwacht werden. Wichtig ist es daher, dass Sie die Eignung, Zuverlässigkeit und Ausführungsqualität Ihrer Prüfmittel sicherstellen. Ein effizientes Prüfmittelmanagement ist hier gefordert. 

Auf die richtigen Prüfmittel kommt es an

Zuerst wäre da die Auswahl von geeigneten Prüfmitteln, die sich nach den anfallenden Prüfaufgaben in Ihrem Unternehmen richten. Dabei hat jedes Prüfmittel bestimmte Anforderungen hinsichtlich seiner Genauigkeit, Wiederholpräzision, Stabilität, Vergleichspräzision und Linearität zu erfüllen.
Achten Sie aber auch auf einfache Handhabung, Bediener- und Wartungsfreundlichkeit sowie möglichst kurze Prüfzeiten. Bei Prüfmitteln können Sie unterscheiden zwischen Standardprüfmitteln, die Sie aus Katalogen von Prüfmittelanbietern nach den Vorgaben bestimmter Normen oder Richtlinien bestellen können, und Sonderprüfmitteln, die Sie für spezielle Prüfungen benötigen.

Wichtig: Prüfmittelfähigkeit sicherstellen

Bevor Sie ein Prüfmittel einsetzen, prüfen Sie zunächst, ob es den vorgegebenen Anforderungen, also den Spezifikationen für den geplanten Einsatzzweck, entspricht. Wichtige Referenzdokumente dazu sind Zeichnungen, das Pflichtenheft, gesetzliche Vorschriften und Normen. Dazu führen Sie eine Prüfmittelfähigkeitsuntersuchung am Einsatzort des Prüfmittels durch, mit der Sie feststellen können, ob dieses unter den gegebenen Umwelteinflüssen wie Lichtverhältnisse, Staub, Schwingungen, Luftfeuchtigkeit und Temperatur die angestrebte Genauigkeit erreicht. Erst danach dürfen Sie das Prüfmittel freigeben. 

Prüfmittel erfassen – aber wie?

Wichtig ist auch, dass Sie Ihre Prüfmittel datentechnisch erfassen und sie mithilfe von Stammdaten für jedes Prüfmittel in einer Prüfmittelliste inventarisieren. Zu den Stammdaten gehören insbesondere:

• Bezeichnung der Prüfmittelgruppe,
• die Prüfmittelnummer,
• der Standort,
• der Prüfnachweis,
• das Prüfintervall,
• der Prüfmittelverantwortliche,
• die Fabrikat-, Herstell- und Inventar-Nummer,
• der Hersteller,
• das Datum des Ersteinsatzes,
• der Prüfbereich, die Prüfgenauigkeit sowie das Datum der letzten Überwachung. 

Alle Prüfmittel sind mit einer Inventar- oder Prüfmittelnummer, mit der das Prüfmittel eindeutig identifizierbar und unterscheidbar ist, kennzeichnen. Darüber hinaus sollte das Kennzeichen Auskunft über den Kalibrierstatus des Prüfmittels geben. 

Unverzichtbar: Zeitliche Kalibrierintervalle festlegen

Bevor Sie Ihre Prüfmittel in Betrieb nehmen, haben Sie im Rahmen einer Kalibrierplanung Kalibrierungsintervalle zu bestimmen. Dabei handelt es sich um den zeitlichen Abstand zwischen zwei Kalibrierungen eines Prüfmittels. Für die Festlegung eines Kalibrierintervalls gibt es keine allgemeingültigen Vorgaben, da sie sich nach verschiedenen Kriterien richtet. Eine Kalibrierung in bestimmten Intervallen ist jedoch nicht zwingend. Sie können sie auch durchführen, wenn Sie eine Notwendigkeit erkennen. Dies ist z. B. der Fall, wenn ein Prüfmittel nicht bestimmungsgemäß angewendet oder gewartet wurde, beschädigt worden ist oder über einen längeren Zeitraum nicht eingesetzt wurde. Eine Aufgabe beim Prüfmittelmanagement besteht in der Festlegung von Kalibrierintervallen für die einzelnen Prüfmittel. 

Kalibrieranweisungen erstellen – so geht’s

Als weiteren Schritt erstellen Sie Kalibrieranweisungen für Ihre Prüfmittel, um sicherzustellen, dass alle Kalibrierungen in gleicher Weise durchgeführt werden und somit zu vergleichbaren Ergebnissen führen. In einer Kalibrieranweisung sollten Sie insbesondere aufführen,

• die Prüfmittel oder Prüfmittelgruppen, also den Anwendungsbereich,
• Angaben zur Vorbereitung der Kalibrierung (z. B. Reinigen oder Sichtprüfungen auf Beschädigungen), Normale und Hilfsmittel, die Sie für die Kalibrierung benötigen,
• Angaben zu Beschaffenheits-, Sicherheits- und Funktionsprüfungen, Einsatzbedingungen,
• Daten und Berechnungsformeln zur Durchführung der Kalibrierung,
• Beschreibung des Kalibriergegenstandes und des Kalibrierverfahrens,
• Erläuterungen zur Messgeräteunsicherheit und
• Angaben zur Auswertung und Dokumentation der Kalibrierergebnisse.

Die Überwachung Ihrer Prüfmittel erfolgt mithilfe von Kalibrierungen (sog. metrologische Bestätigungen) auf der Grundlage Ihrer Kalibrieranweisungen.
Eine Kalibrierung dient dazu, die Prüfunsicherheit, die mit jeder Prüfung einhergeht, offenzulegen, um diese verstehen und beurteilen zu können. Sie ermöglicht es Ihnen, Prüffehler zu kalkulieren, da sie die systematischen Abweichungen zwischen einem angezeigten und dem richtigen, also dem wahren Prüfwert darlegt. Die Kalibrierung zeigt Ihnen, ob Sie das Prüfmittel weiterverwenden, nur eingeschränkt weiterverwenden oder nicht mehr verwenden dürfen. Die Ergebnisse der Kalibrierungen weisen Sie durch Kalibrierprotokolle nach. 

Umgang mit fehlerhaften Prüfmitteln

• Prüfmittel sperren, aussondern und kennzeichnen
• Weitere Verwendung unterbinden
• Ursache ermitteln und mit entsprechenden Maßnahmen beseitigen
• Nach Justierung oder Instandsetzung Prüfmittel erneut kalibrieren
• Prüfung ob Rückstufung möglich
• Sind neue Fehlergrenzen festzulegen?
• Nicht mehr verwendbare oder rückstufbare Prüfmittel kennzeichnen zügig entsorgen 

Tipp:

• Bei der Lagerung Ihrer Prüfmittel die Lagerbedingungen entsprechend den Herstellerangaben, insbesondere hinsichtlich der  Raumtemperatur und Luftfeuchtigkeit, einhalten.
• Bei der Lagerung – aber auch beim Einsatz – gegen Verstellung sichern.
• Regeln Sie, welcher oder welche Mitarbeiter ausschließlich Zugriff auf die gelagerten Prüfmittel haben dürfen.
• Sie sollten auch die Anschaffung einer Prüfmittelmanagementsoftware erwägen. Den Kosten, die diese verursacht, steht ein nicht zu unterschätzender Nutzen gegenüber.
  • vollautomatische Terminüberwachung,
  • eine effiziente Verwaltung und Überwachung aller Prüfmittel,
  • eine automatische Erzeugung von Identifikationsnummern,
  • die Einbindung aller Vorgabe- und Nachweisdokumente des Prüfmittelmanagements sowie eine Vielzahl von statistischen Auswertungsverfahren und grafischen Auswertungen. 

Wenn Sie Ihr Prüfmittelmanagement auf ein neues Level heben wollen und Sie den Prozess wirksam und zielorientiert in Ihre Prozesslandschaft integrieren wollen, sprechen Sie uns an. Das FKC Team Prozessmanagement steht Ihnen gern bei dieser Aufgabe zur Seite.