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Remote-Audits | Wirksames Werkzeug nicht nur zu Coronazeiten

Kategorie: Prozessmanagement

Remote-Audits - ein wirksames Werkzeug, nicht nur innerhalb der Corona-Pandemie 

In den letzten zwei Jahren haben nahezu alle zertifizierten Unternehmen Erfahrungen mit Remote-Auditierung gemacht. Nicht zuletzt im Sinne des Infektionsschutzes wurde das übliche Auditprozedere modernisiert und sogenannte IKT-Methoden (Informations- und Kommunikationstechnologien) kamen zum Einsatz. 
Da stellt sich in einem modernen Unternehmen zwangsläufig die Frage, ob diese Vorgehensweise nicht auch dauerhaft eine Berechtigung haben sollte und sogar eine höhere Effizienz mich sich bringt.

Betrachtet man die übergeordnete Norm für die Durchführung von Audits, DIN EN ISO 19011:2018 werden Audit-Remote-Methoden sogar offensiv angesprochen. Und zwar bereits in Zeiten weit vor der Pandemie. Besonders spannend werden diese Methoden in Kombination mit der größeren Vernetzung und Globalisierung von Unternehmen und neuen technischen Möglichkeiten. 

Aus Sicht der Zertifizierungsstellen bieten sich folgende Möglichkeiten der Remote-Auditierung: 

Vollständiges Remote-Audit

Wie der Name schon vermuten lässt, wird dieses Audit vollumfänglich in den virtuellen Raum verlegt. Auditor und Auditierte befinden sich während des gesamten Audits an unterschiedlichen Orten. 

Partielles Remote-Audit

Bei dieser Methode findet das Audit teilweise an unterschiedlichen Orten statt. Bei-spielsweise könnte ein Co-Auditor virtuell hinzugeschaltet werden oder verschiedene Standorte gleichzeitig betrachtet werden. Diese Methode hat insbesondere bei dezentral aufgestellten Unternehmen künftig eine umfangreiche Daseinsberechtigung.

Remote Follow-up 

Das vielfach gefürchtete Nachaudit, welches bei Nichtkonformitäten, die im Hauptaudit als gravierend eingestuft werden, notwendig wird, kann dank neuer Technologien nun auch ohne physische Präsenz des Auditors stattfinden.

Wie läuft ein Remote-Audit ab?

Grundsätzlich ist ein Remote-Audit nichts anderes als ein herkömmliches Audit. Es gibt eine Auditplanung, so dass alle Auditierten Kenntnis über den geplanten Ablauf haben und die Möglichkeit haben, Dokumente und Informationen bereitzustellen. Darüber hinaus gibt es bei Remote-Audits die Besonderheit, sich mit der Technik zu befassen, so dass ein reibungsloser Ablauf gewährleistet wird. Eine Prüfung der eingesetzten Technik für beide Seiten ist dabei obligatorisch.

Welche Existenzberechtigung hat ein Remote-Audit in der Zukunft?

Remote-Audits sind immer dann sinnvoll und zielführend, wenn es sich um Unternehmen handelt, die dezentral aufgestellt sind. Maßnahmenverfolgungen und Prüfung von digitalen Informationen kann ebenso gut aus der Ferne erfolgen wie aus bei einem Präsenzaudit. 

Ein großes Plus für die Nutzung von Remote-Technologien in der Zukunft ist der Wegfall von Reisezeiten und -kosten, sowie die daraus resultierende zeitliche Flexibilität. Zudem können Spezialisten aus unterschiedlichen Orten zeitgleich einbezogen werden, ohne Mehrkosten zu erzeugen. Dies kann beispielsweise bei sehr spezialisierten Produkten und Dienstleistungen ein großer Vorteil sein. Zudem ist die Dokumentation für den Auditor durch die Möglichkeit Screenshots zu erzeugen in Teilen einfacher. 

Was sind die Voraussetzungen, damit ein Remote-Audit erfolgreich umgesetzt werden kann?

Neben den oben bereits erwähnten technischen Voraussetzungen spielt das technische Verständnis der Auditierten eine zentrale Rolle. Mittlerweile erfüllen die meisten Unternehmen die technischen Voraussetzungen, so dass die oftmals in der Vergangenheit gescheuten Investitionen als Hemmnis für die Durchführung von Remote-Audits in den Hintergrund geraten sind. 

Aktuell ist vielmehr die rechtskonforme Nutzung der Technologien ein Thema, welches nicht in Vergessenheit geraten darf. Die Sicherstellung von Daten- und Informationssicherheit und der bewusste Umgang mit den gesetzlichen Anforderungen ist ein Thema, welches künftig auch im Zuge der Auditplanung betrachtet werden muss. Je nachdem wie das Unternehmen den Datenschutz und die Informationssicherheit geregelt hat, kann dieser Faktor durchaus als limitierend angesehen werden, so dass beispielsweise die Auswahl der Software (Teams, Zoom, etc.) vor einem Audit betrachtet und auf Konformität geprüft werden muss. Die Sicherheitsanforderungen des Unternehmens sind dabei maßgeblich für die Machbarkeitsprüfung eines Remote-Audits. 

Neben der technischen Komponente ist es zudem erforderlich, dass der Auditor eine ausreichende Routine aufweist, um auch kritische Situationen und schwierige Fragestellungen ohne physischen Kontakt vor Ort gut abwickeln zu können. Sofern diese Erfolgsfaktoren nicht ausreichend betrachtet werden, besteht die Gefahr, dass der Auditerfolg gefährdet wird und die Qualität des Audits nicht den Anforderungen entspricht.

Möchten auch Sie von den Vorteilen der Remote-Audits profitieren und auch Ihren internen Audits auf ein neues Qualitätsniveau verhelfen? Sprechen Sie uns an! Unser Prozessmanagement-Team unterstützt Sie gern bei der Planung und Umsetzung. Sollte es zudem Fragen von Ihrer Seite zum Thema Informationssicherheit und Datenschutz geben, zögern Sie ebenfalls nicht, uns zu kontaktieren. Auch Unser Datenschutz-Team ist gerne für Sie da.

 

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