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Bis zum 30.04.2021 können Sie Ihre Organisationsdaten (ruhende Kundendaten) von Microsoft/Office 365 in deutsche Rechenzentren kostenlos umziehen lassen

Microsoft/Office 365-Kunden, deren Daten derzeit noch in einem europäischen Rechenzentrum gespeichert werden, können bis zum 30. April 2021 eine Migration ihrer gesamten Organisationsdaten in ein deutsches Rechenzentrum beantragen.

Zusammenfassung vorab:

• Es fallen keine zusätzlichen Kosten für die Migration in die neue Rechenzentrumsregion an.
• Die Verschiebung in die Rechenzentrumsregion Deutschland kann nur beantragt werden, wenn der Microsoft 365-Mandant vor Dezember 2019 eröffnet wurde.
• Eine Beantragung nach dem 30. April 2021 ist nicht möglich.
• Die Migration der ruhenden Kundenkerndaten Ihrer gesamten Organisation kann bis zu 24 Monate ab dem Stichtag der Anforderung dauern.
• Die Datenverschiebung geht nur mit minimalen Auswirkungen auf die Endbenutzer einher.

Was sind ruhende Kundendaten und was wird umgezogen?

• Exchange Online-Postfachinhalte (E-Mail-Texte, Kalendereinträge und der Inhalt von E-Mail-Anlagen)
• SharePoint Online-Websiteinhalte und die auf der Website gespeicherten Dateien
• Nach OneDrive for Business hochgeladene Dateien
• Teams-Chatnachrichten (einschließlich privater Nachrichten), Kanalmeldungen und in Chats verwendete Bilder

Nicht alle Daten aller Dienste werden in Deutschland gespeichert. Eine Übersicht, welche Ausnahmen beim Speicherort gelten, ist unter https://docs.microsoft.com/de-de/microsoft-365/enterprise/o365-data-locations?view=o365-worldwide#germany zu finden.

Was ist der Hintergrund?

Da Microsoft 365 (vorher Office 365) auf einer Cloudspeicherung basiert, werden alle Daten auf Rechenzentren abgelegt. Hierfür wurden bei der Einrichtung des Tenant (deutsch: Mandanten) der Speicherort/e festgelegt. Bei einer damaligen falschen Einstellung liefen folglich die Daten auf Server in Länder, in denen diese nicht gespeichert werden sollten.

Zwar speichert Microsoft die Daten immer in der geografischen Region, die dem Land am nächsten liegt, welches der Kunde bei der Buchung bzw. Einrichtung des ersten Dienstes angibt. Es ist aber nicht auszuschließen, dass auch andere Regionen aus Versehen oder durch Unwissenheit ausgewählt wurden.

2019 wurden dann zwei neue Rechenzentren in Deutschland in Betrieb genommen, die ab 2020 auch für Dienste wie Office 365 verfügbar gemacht wurden. Seitdem wird für Mandanten, die mit einer Rechnungsadresse in Deutschland erstellt werden, das Regionenpaar Deutschland / Westen-Mitte (Frankfurt) und Deutschland / Norden (Berlin) als Speicherort festgelegt. Damit werden die meisten Daten der neu angelegten Dienste vollständig in Deutschland gespeichert.

Wo kann ich nachvollziehen, wo meine Daten aktuell gespeichert werden?

Im Abschnitt "Datenspeicherort" unter Ihrem Organisationsprofil im Microsoft 365-Admin Center, können Sie überprüfen, welcher der derzeitige Speicherort Ihrer ruhenden Kundendaten ist.

Ich bin betroffen - wie kann ich den Umzug beantragen?

Wenn Sie in Ihrem Microsoft 365-Admin Center angemeldet sind, wählen Sie im Navigationsbereich auf der linken Seite -> Einstellungen -> Organisationseinstellungen -> Registerkarte Organisationsprofil aus.

Hier wird die Option/Auswahl Data Residency angeboten. 

Falls Sie berechtigt sind, wird Ihnen eine spezielle Seite angezeigt, auf der die Migration in die Region Deutschland beantragt werden kann. Durch das Aktivieren des Kontrollkästchens und das anschließende Speichern, wird die Verschiebung Ihrer Daten beantragt.

Sie erhalten im Nachrichtencenter eine Bestätigungsmeldung, dass Sie die Verschiebung erfolgreich angefordert haben.