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Neuer Anlauf – Whistleblowerschutz auf der Zielgeraden!

Wer hätte das gedacht – in unserem Datenschutz Jahresbericht haben wir zuletzt über den im Februar gescheiterten Bundestagsbeschluss zur Entwurffassung des Hinweisgeberschutzgesetzes berichtet.  
Nun hat der Bundestag am 17.03.2023 einen neuen Entwurf des Hinweisgeberschutzgesetzes beschlossen. 

Besonders hervorzuheben ist, dass im jetzigen Entwurf die Frist für das Datum des „Inkrafttretens“ von drei Monate auf einen Monat nach Verkündung verkürzt wurde. Unserer Einschätzung nach ist im Mai oder Juni mit dem Inkrafttreten zu rechnen. Grund für das zeitnahe Inkrafttreten ist, dass die Europäische Kommission langsam die Geduld verliert und Klage vor dem Europäischen Gerichtshof in Luxemburg erhoben hat, weil Deutschland mit der Umsetzung der europäischen „EU-Whistle-blower-Richtlinie“ nicht vorankommt.  

Zur Erinnerung

Zur Erinnerung: Die EU-Whistleblower-Richtlinie hätte bereits bis Ende 2021 umgesetzt werden müssen. Mit ihr soll der Schutz hinweisgebender Personen und sonstiger von einer Meldung betroffener Personen gestärkt werden. Außerdem soll sichergestellt werden, dass keine Benachteiligungen für die betroffenen Personen drohen.  

Der neue Entwurf unterscheidet sich nur in wenigen Details von der letzten Entwurfsfassung und die bereits geplanten Regelungen sind im Wesentlichen wieder aufgenommen worden. Die neue Fassung verzichtet im Wesentlichen auf die zustimmungsbedürftige Änderung des Beamtenschutzgesetzes, die erforderlich ist, um insbesondere Landesbeamt*innen Hinweise nach dem Hinweisgeberschutzgesetz zu ermöglichen. 

Der Entwurf des Gesetzes passt unter anderem zur Ergänzung der Regelungen zum Hinweisgeberschutz die beamtenrechtliche Verschwiegenheitspflicht an. Landesbeamt*innen soll gleichzeitig ermöglicht werden eine Meldung oder Offenlegung nach dem Hinweisgeberschutzgesetz zu tätigen. 

Mit der bevorstehenden Verabschiedung dieses Gesetzes kommt wie folgt eine gesetzliche Verpflichtung zur Einführung eines Hinweisgeberverfahrens für Arbeitgeber*innen.

• Arbeitgeber*innen mit mehr als 250 Mitarbeiter*innen sofort nach Inkrafttreten des Gesetzes
• Arbeitgeber*innen mit mehr als 50 Mitarbeiter*innen (und bis zu 249 Mitarbeiter*innen) ab dem 17.12.2023

Nach § 14 Abs. 2 HinSchuG-E können Unternehmen mit einer Mitarbeiter*innenanzahl zwischen 50 und 249 eine „gemeinsame Meldestelle“ betreiben.
 

Verfahren für interne Meldungen

DiGem. § 17 HinSchuG-E sind folgende Verfahrensregeln durch die Unternehmen zu beachten: 

• Eingangsbestätigung an die hinweisgebende Person spätestens nach sieben Tagen;
• Prüfung, ob der gemeldete Verstoß in den sachlichen Anwendungsbereich des § 2 HinSchG- E fällt;
• Kontakt mit der hinweisgebenden Person halten, ggf. um weitere Information ersuchen; 
• Stichhaltigkeit der eingegangenen Meldung prüfen;
• angemessene Folgemaßnahmen ergreifen;
• Rückmeldung an die hinweisgebende Person innerhalb von drei Monaten nach der Bestätigung des Eingangs der Meldung;
• die Rückmeldung soll die Mitteilung geplanter sowie bereits ergriffener Folgemaßnahmen sowie die Gründe für diese enthalten, sofern dadurch interne Nachforschungen oder Ermittlungen nicht berührt und die Rechte der Personen, die Gegenstand einer Meldung sind oder die in der Meldung genannt werden, nicht beeinträchtigt werden. 
• Die Hinweise sind unter Beachtung des Vertraulichkeitsgebotes zu dokumentieren. Diese Dokumentation ist zwei Jahre nach Abschluss des Verfahrens zu löschen. 

Weitere Hinweise 

An dieser Stelle möchten wir auf folgende Punkte bei einer Umsetzung hinweisen:

• Kostenneutrale Lösungen für Meldekanäle können gegen das Vertraulichkeitsgebot des Hinweisgeberschutzgesetzes verstoßen (interne Telefonnummer oder E-Mail-Adresse)
• Das Hinweisgeberschutzgesetz enthält spezielle Schadensersatzansprüche hinsichtlich einer Falschmeldung oder gegen das Repressalienverbot
• Verstöße gegen das Hinweisgeberschutzgesetz sollen als Ordnungswidrigkeiten mit einer Geldstrafe sanktioniert werden. 
   

Unsere Empfehlung zur Umsetzung 

Jedes Unternehmen muss sich vor der Umsetzung der Verfahrensregeln die Frage stellen, ob ein internes IT-Gestütztes Hinweis-gebersystem entwickelt wird oder ein externer Anbieter zur Umsetzung herangezogen wird.

Unsere Beobachtung und Erfahrungswerte sprechen tendenziell für einen externen Anbieter. Hierfür gibt es bereits mehrere Adressen auf dem Markt, die bei der Umsetzung herangezogen werden können.  

Sprechen Sie uns gerne an, damit wir Ihnen bei einer reibungslosen Umsetzung behilflich sein können. Ihr/e Berater*in steht Ihnen für offen Fragen zur Umsetzung und zum Gesetzesentwurf natürlich zur Verfügung!