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Interne Audits auf Abstand - sicher auditieren in Zeiten von Corona

Die Corona-Pandemie ist seit März 2020 und auch weiterhin das beherrschende Thema in allen Bereichen der Gesellschaft und der Wirtschaft.

Unternehmen stehen in diesen Zeiten vor besonders vielfältigen und herausfordernden Aufgaben und Entscheidungen. Neben der Umsetzung von Infektionsschutzmaßnahmen für die Beschäftigten unter Sicherstellung der eigenen Wertschöpfung, werden betriebliche Abläufe angepasst, verändert oder ersetzt, manchmal auch ausgesetzt.

Chancen nutzen

Aber diese Zeiten bieten auch die Chance, neue Möglichkeiten und Wege zu finden, Unternehmensprozesse und Handlungsabläufe neu zu denken und aus bekannten Verfahren und Mustern auszubrechen, offen für neue Ansätze zu sein und die Möglichkeiten der Digitalisierung bestmöglich zu nutzen. Video-Calls und virtuelle Meetings oder Konferenzen gehören mittlerweile vielfach zum betrieblichen Alltag und nach einer Gewöhnungsphase im Frühjahr/Sommer 2020 herrscht vielfach ein selbstverständlicher Umgang mit den digitalen Kommunikationsmöglichkeiten.

Managementsysteme zu pflegen ist auch jetzt wichtig

Aber auch in Pandemiezeiten ist es wichtig, bestehende Zertifizierungen und Managementsysteme zu pflegen und den fortlaufenden Verbesserungsprozess weiter umzusetzen. In Zeiten von Abstands- und Hygieneregeln, Maskenpflicht und Home-Office-Regelungen sicher nicht immer leicht umzusetzen. Warum also diese neuen virtuellen Kommunikationsmöglichkeiten nicht auch hier sinnvoll und zielorientiert einsetzen und interne Audits remote (zumindest in Teilen) durchführen?!

Unabhängig von der Corona-Pandemie hat das International Accreditation Forum (IAF) zur Sicherstellung der Auditqualität bei Remote-Audits bereits 2018 entsprechende Richtlinien herausgegeben (vgl. IAF MD 4-2018). Eine Übersetzung hat die Deutsche Akkreditierungsstelle (DAkkS) im August 2019 herausgegeben.

Remote-Audits (Fernbegutachtungen) sind also möglich und werden als Bestandteil eines Maßnahmenpaketes der DAkkS zur Bekämpfung des Corona-Virus genannt. Hierfür wurde ein entsprechender  Leitfaden erarbeitet und veröffentlicht.

Planung für ein erfolgreiches Remote-Audit

Um ein internes Remote-Audit zu planen und erfolgreich durchzuführen sind die besonderen Herausforderungen zu beachten und frühzeitig Lösungen zu schaffen. Eine zentrale Fragestellung sollte sein, besitze ich bzw. mein Unternehmen die technischen Voraussetzungen, um ein internes Remote-Audit durchführen zu können (z.B. Software-Lösung, Internetgeschwindigkeit, Kameras, Mikrofone bzw. Headsets) und sind die beteiligten Personen und Auditoren in der Anwendung und Durchführung von Remote-Audits geschult?

Neben den technischen Herausforderungen erfordern Remote-Audits unter anderem aber einige organisatorische Maßnahmen, die natürlich von der Komplexität der Unternehmens- und Systemstruktur abhängen:

• Regelmäßige Pausen und Unterbrechungen (Remote-Audits können sehr anstrengend sein)
• Aufbereitung der Dokumente und Daten zur Begutachtung über den Bildschirm aus der Ferne.
• Vorbereitung von virtuellen Rundgängen sowie Bild- und Videomaterial

Weiterhin sollte allen Beteiligten bewusst sein, dass es bei der Übertragung von Ton und Bild zu einer zeitlichen Verzögerung kommen kann, weshalb es sich im Rahmen von Remote-Audits (ebenso wie bei normalen Video-Calls) bewährt hat, einige Kommunikationsgrundsätze festzulegen, bzw. zu befolgen. Dies kann von Stummschaltungen von Teilnehmern, die gerade nicht aktiv sprechen, um Rückkopplungen und unerwünschte Nebengeräusche zu vermeiden, bis hin zur Rücksichtnahme in der Kommunikation gehen, insbesondere empfiehlt es sich nacheinander zu sprechen und nicht gleichzeitig. Das trägt erheblich zu einer besseren Verständlichkeit bei.

Wenn sich alle Teilnehmer auf die Besonderheiten und Herausforderungen einstellen, steht einem erfolgreichen und konstruktiven Audits nichts im Wege.

Remote-Audits ganz nach Ihren Bedürfnissen geplant und umgesetzt

FKC CONSULT ist Ihnen gerne bei Planung und Umsetzung von internen Remote-Audits behilflich und verfügt über alle technischen und organisatorischen Möglichkeiten dies in Ihrem Unternehmen erfolgreich umzusetzen. Wir erstellen einen individuellen Auditplan, der auf Ihr Unternehmen und Ihre Bedürfnisse zugeschnitten ist, sowie die Besonderheiten eines Remote-Audits berücksichtigt. Auch bei den vorbereitenden Maßnahmen und den benötigten Daten stehen wir Ihnen mit Rat und Tat bei Seite.

Sprechen Sie uns gerne an, wir helfen Ihnen auf Abstand und unterstützen Sie bei der Einhaltung Ihrer Corona-Schutzmaßnahmen.