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NEU: FKC CONSULT setzt die Anforderungen des Hinweisgeberschutzgesetzes für Sie in Ihrem Unternehmen um

Als Umsetzung der EU-Whistleblower-Richtlinie ist das deutsche Hinweisgeberschutzgesetz (HinSchG) am 02.07.2023 in Kraft getreten. Das Gesetz schützt Personen, die Hinweise zu Missständen und Verstößen gegen Verhaltenspflichten im Betrieb geben können, vor negativen Konsequenzen.

Wenn Sie als Unternehmen in der Pflicht sind, sichere interne Meldekanäle bereitzustellen, sind Sie bei FKC CONSULT GmbH in den richtigen Händen! Wir setzen die Anforderungen und Pflichten des Hinweisgeberschutzgesetzes (HinSchG) effizient und fristgerecht in Ihrem Unternehmen für Sie um.

Welche Unternehmen müssen ab wann interne Meldekanäle bereitstellen?

Bei mehr als 250 Beschäftigten sollte ein interner Meldekanal bereits bis spätestens zum 02.07.2023 umgesetzt worden sein. Beachtenswert ist hier jedoch, dass die Bußgeldvorschrift wegen der fehlenden Umsetzung erst ab dem 01.12.2023 in Kraft tritt, so dass nicht vor diesem Zeitpunkt mit Sanktionen zu rechnen ist, die ein Bußgeld bis zu 20.000 EUR bedeuten können.

Dasselbe gilt für Unternehmen im Finanzdienstleistungssektor unabhängig von der Beschäftigtenanzahl.

Eine verlängerte Einrichtungsfrist für das interne Meldeverfahren gilt für Unternehmen mit einer Beschäftigtenanzahl von 50 bis 249 bis zum 7.12.2023. Diesen Unternehmen steht zudem die Möglichkeit offen, mit anderen Unternehmen eine „gemeinsame Meldestelle“ einzurichten.
Bei Unternehmen unter 50 Mitarbeiter gibt es zwar keine Pflicht zur Einrichtung des internen Meldeverfahrens, allerdings gelten die Schutzvorschriften des HinSchG vor Repressalien gemäß § 36 HinSchG auch für kleine Unternehmen, wenn Mitarbeiter etwaige Hinweise zu Rechtsverstößen geben.

Eigenschaft des Hinweisgebers

Das HinSchG schützt alle natürlichen Personen, die im beruflichen Kontext Hinweise zu Verstößen geben und darüber Informationen erlangt haben. Das sind somit alle Mitarbeiter, Bewerber, Praktikanten und Leiharbeitnehmer. Auch Dienstleister, Auftragnehmer und deren Mitarbeiter sowie Anteilseigner und Personen in Leitungsebenen sind vom Schutz umfasst.

Gemäß § 16 Abs. 1 HinSchG umfasst der Schutz mindestens die eigenen Mitarbeiter und Leiharbeitnehmer. Die Unternehmen entscheiden überdies, ob das Meldeverfahren auch Personen offensteht, die lediglich im Kontakt zum Unternehmen stehen.

Mögliche Verstöße

§ 2 HinSchG gibt Vorgaben zum Schutzbereich einer Meldung zu einem Missstand, der sehr weit gefasst ist. Zu nennen sind hier in groben Zügen etwa Verstöße gegen Strafvorschriften, Vorschriften aus den Bereichen des Arbeits- und Gesundheitsschutzes, Vorschriften zum Mindestlohngesetz, Rechtsvorschriften des Bundes und der Länder, Vorschriften zu unmittelbar geltenden EU-Rechtsakten wie z.B. Regelungen zur Bekämpfung von Geldwäsche und Terrorismusfinanzierung, Regelungen des Datenschutzes und der Sicherheit in der Informationstechnik, Vorgaben zur Verkehrssicherheit u.v.m.
Der Verstoß an sich muss sich gemäß § 3 Abs. 3 HinSchG immer auf das Unternehmen oder eine Stelle beziehen, mit dem oder der der Hinweisgeber in beruflichem Kontakt steht.

Vorgaben zu internen Meldekanälen

Folgende Anforderungen sind bei der Umsetzung verpflichtend:

• gemäß § 16 Abs. 3 HinSchG muss der interne Meldekanal einen Hinweis ermöglichen in mündlicher oder schriftlicher Form sowie auf Wunsch in persönlicher Weise;
• Unternehmen können nach § 14 Abs. 1 HinSchG externe Anbieter für interne Meldekanäle beauftragen;
• gemäß § 8 HinSchG muss die Vertraulichkeit des Hinweisgebers geschützt werden, wobei Vertraulichkeit nicht die Verpflichtung zur Anonymität beinhaltet;
• es muss ein „Meldestellen-Beauftragter“ bestimmt werden zur Entgegennahme der Meldung mit Bestätigung des Eingangs der Meldung innerhalb einer 7-Tage-Frist und Prüfung der Meldung und Information an den Hinweisgeber über ergriffene Folgemaßnahmen spätestens innerhalb von 3 Monaten nach § 17 HinSchG;
• nach § 11 HinSchG müssen die Meldungen in vertraulicher Weise dokumentiert werden und drei Jahre nach Abschluss des Verfahrens gelöscht werden;
• gemäß § 13 Abs. 2 HinSchG müssen Unternehmen Informationen über ihre internen Meldekanäle leichtverständlich und zugänglich machen, z.B. über die Unternehmens-Website;
• die DSGVO und das BDSG müssen bei Einrichtung des internen Meldekanals eingehalten werden bezüglich des Verzeichnisses der Verarbeitungstätigkeiten, der Datenschutz-Folgeabschätzung, der Technischen und Organisatorischen Maßnahmen, Datenschutzerklärung und Aufbewahrungs- bzw. Löschfristen.

FKC CONSULT: Ihr Partner bei der Umsetzung des Hinweisgeberschutzgesetzes

Wir stehen Ihnen tatkräftig und mit der notwendigen Fachkunde nach § 15 Abs. 2 HinSchG zur Seite bei der Umsetzung der internen Meldekanäle.

Sprechen Sie uns gerne an, damit wir Ihnen bei einer reibungslosen Implementierung behilflich sein können. Ihr/e Berater/in steht Ihnen natürlich für Fragen bezüglich der Umsetzung zur Verfügung!