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GPS-Ortungssysteme in Firmenfahrzeugen

In letzter Zeit haben wir bei unseren Kunden vermehrt den Einsatz von GPS-Ortungssystemen festgestellt. 

Aus diesem Anlass möchten wir über ein Teilurteil des Verwaltungsgerichts Lüneburg (VG Lüneburg) berichten, welches über einen Bescheid der Niedersächsischen Datenschutzaufsichtsbehörde zu entscheiden hatte (Teilurteil vom 19.03.2019 – 4 A 12/19).

Dieses Urteil zeigt, dass die Behörden nicht wie oftmals von einigen Unternehmen angenommen nicht handeln, sondern gegen rechtswidrige Verarbeitungen vorgehen. Weiter gibt das Urteil wertvolle Hinweise darauf, welche datenschutzrechtlichen Maßnahmen erforderlich sind, um ein GPS-Ortungssystem bei sich im Unternehmen rechtskonform betreiben zu können.

Welcher Sachverhalt liegt dem Urteil zugrunde?

Die Niedersächsische Aufsichtsbehörde hatte entschieden, dass die GPS-Überwachung der Firmenfahrzeuge einer Reinigungsfirma eine nicht erforderliche Verarbeitung von Beschäftigtendaten zum Inhalt habe. Das Reinigungsunternehmen konnte 18 Fahrzeuge der Flotte mittels des eingebauten GPS-Ortungssystems lokalisieren. Die Ortungsfunktion des Systems ließ sich dabei nicht ausschalten. Weiter war das System so konfiguriert, dass es für einen Zeitraum von 150 Tagen sowohl jede gefahrene Strecke des Mitarbeiters als auch den Zündungsstatus gespeichert hat. Die Behörde begründete den Personenbezug der Daten mit der Möglichkeit der Zuordenbarkeit der Fahrzeuge zu den Mitarbeitern des Reinigungsunternehmens. Des Weiteren war eine Privatnutzung der Firmenfahrzeuge nicht erlaubt, jedoch geduldet.

Die Behörde verlangte in ihrem Bescheid die GPS-Ortung der Firmenfahrzeuge der Reinigungsfirma für datenschutzrechtlich unzulässig zu erklären und forderte von der Reinigungsfirma Abhilfemaßnahmen ein.

Diesen Bescheid focht die Reinigungsfirma mittels einer Anfechtungsklage an. Das Gericht besttätigte die Auffassung der Behörde und wies die Klage als unbegründet ab. Die Überwachung mit Hilfe des GPS-Ortungssystems sei nach den Auffassungen der Aufsichtsbehörde und des Gerichts nicht erforderlich. 

Welche datenschutzrechtlichen Rechtsgrundlagen bestehen für den Betrieb einer GPS-Ortung?

Sind bspw. die Fahrzeuge, wie im hier angeführten Urteil, Personen zuordenbar, handelt es sich bei der GPS-Ortung um die Verarbeitung personenbezogener Daten im Beschäftigtenkontext. Der Einsatz eines GPS- Ortungssystems kann daher entweder unter bestimmten Voraussetzungen auf eine Einwilligung gestützt werden oder aber auf Art. 88 Abs. 1 DSGVO i.V.m. § 26 Abs. 1 S.1 BDSG. Liegt demnach für die Datenverarbeitung im Rahmen des Betriebs des GPS-Ortungssystems keine Einwilligung vor, so muss die Verarbeitung zur Begründung, Durchführung oder Beendigung eines Beschäftigungsverhältnisses erforderlich sein.

Wann ist eine Verarbeitung im Beschäftigtenverhältnis erforderlich?

Der Wortlaut der Erforderlichkeit ist nicht im Sinne von „zwingend“ zu verstehen. Im Rahmen der Erforderlichkeitsprüfung einer Verarbeitung sind vielmehr die widerstreitenden Positionen von Arbeitgeber und Beschäftigten abzuwägen. Dabei muss das Interesse des Arbeitgebers an der Verarbeitung mit dem Persönlichkeitsrecht des Beschäftigten in einen Ausgleich gebracht werden.
Runtergebrochen besagt die Definition, dass die Interessen beider Seiten abgewogen werden müssen. D.h. dass die Verarbeitung (das Mittel) für den verfolgten Zweck geeignet sein muss und keine weniger den Beschäftigten beeinträchtigende Verarbeitung (milderes gleich wirksames Mittel) zur Verfügung stehen darf.

In Kürze - Welche Maßnahmen muss ich daher treffen, damit ich ein GPS-Ortungssystem bspw. zur Ortung meiner Fahrzeugflotte einsetzen kann:

Es ist die Rechtsgrundlage zur klären, auf welche die Verarbeitung gestützt werden soll. Unter Zuhilfenahme des Verarbeitungsverzeichnisses ist die Verarbeitung zu dokumentieren. Insbesondere ist die Zweckbestimmung eindeutig festzulegen. 

Bei Bedarf: Durchführung einer Datenschutzfolgenabschätzung

• Beachtung des Grundsatzes der Datensparsamkeit: Anlass unabhängige bzw. routinemäßige Ortungen eines Fahrzeugs sind unzulässig. Kann bspw. der Aufenthaltsort des Beschäftigten auch direkt bei diesem mittels eines Telefonanrufs in Erfahrung gebracht werden, ist diese Datenerhebung über den Betrieb des GPS- Ortungssystems nicht mehr erforderlich
• Die Informationspflichten nach Art. 12 ff. DSGVO müssen erfüllt werden. Die Beschäftigten sind somit insbesondere über den Erhebungszweck und –umfang sowie über die Auskunftsrechte hinsichtlich der gespeicherten Daten zu informieren. Dazu gehören u.a. auch Informationen zur festgelegten Speicherdauer der Daten. 
• Des Weiteren ist es vorzugswürdig den Informationspflichten auch in der Art nachzukommen, dass die Beschäftigten, etwa durch eine Benachrichtigung oder eine Leuchtanzeige am Ortungsgerät, darüber in Kenntnis gesetzt werden, wann eine Ortung erfolgt. Ansonsten kann unter Umständen eine verbotene heimliche Überwachung der Beschäftigten angenommen werden. 
• Bei Vorliegen eines Betriebsrats: Womöglich Abschluss einer Betriebsvereinbarung

Der Betrieb eines GPS-Ortungssystems sollte stets einer Einzelfallprüfung unterzogen werden

Der rechtskonforme Betrieb eines GPS-Ortungssystems ist kein einfaches Unterfangen. Bitte sprechen Sie Ihren Datenschutzbeauftragten an, falls Sie eine solche Ortung in Ihrem Unternehmen einsetzen möchten oder womöglich bereits in Betrieb haben. Der Datenschutzbeauftragte wird Sie bzgl. der notwendigen Maßnahmen beraten und insbesondere mit Ihnen die Frage der Notwendigkeit der Durchführung einer Datenschutzfolgenabschätzung klären.