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Grundlage für nachhaltige Organisationsentwicklung
In vielen Unternehmen sind oftmals noch Management-Handbücher und alte Arbeitsanweisungen anzutreffen, die mit der Realität meistens nicht mehr viel zu tun haben. Dadurch ist die Akzeptanz bei den Mitarbeitenden verständlicherweise nicht allzu hoch. Der Einzige, der das System kennt, ist der Systempfleger – der Managementbeauftragte. So richtig unübersichtlich wird es, wenn es mehrere parallele Managementsysteme gibt. Abhilfe kann ein integriertes Managementsystem schaffen – wenn es richtig aufgebaut wird.
Integriertes Management - was ist das?
Ein integriertes Management kann unterschiedliche Systeme beinhalten. Dank der Einführung der High Level Structure (HLS), die seit 2012 nach und nach in die aktualisierten Normversionen übernommen wurde, ist die Integration der verschiedenen Themengebiete vereinfacht worden.
Bei knapp 3 Millionen1 registrierten umsatzsteuerpflichtigen Unternehmen in Deutschland (Stand 2020) und 69.331 erteilten Zertifikaten kommt jedes Unternehmen auf 0,02 Zertifikate und der Bedarf eines Integrierten Managementsystems wäre in der Theorie nicht vorhanden. Doch nicht nur in Audits lässt sich eine Diskrepanz zwischen Theorie und Praxis feststellen. In der Praxis bildet oftmals, aber nicht zwingend notwendig, die Zertifizierung zur ISO 9001 die Grundlage. Als zusätzliches Managementsystem wird meist die ISO 14001 oder die ISO 45001 als Ergänzung zum vorhandenen System genutzt. Eine weitere Systemkombination besteht aus Umwelt und Energie. Je nach Unternehmensbedarf ist eine Kombination möglich und sinnvoll.
1 Vgl. de.statista.com/statistik/daten/studie/246358/umfrage/anzahl-der-unternehmen-in-deutschland/ abgerufen am 29.06.2022
Vorteile eines integrierten Managementsystems
Durch das Zusammenführen von mehreren Managementsystemen lassen sich überflüssige und doppelte Strukturen vermeiden.
So ist nicht notwendig z. B. eine Qualitäts-Maßnahmenliste und eine Umwelt-Maßnahmenliste zu führen. Dieses Beispiel kann für diverse Dokumente genutzt werden. Ebenfalls können Audits ganzheitlich durchgeführt werden. Außerdem lassen sich durch die prozessorientierte Struktur organisatorische Abläufe optimieren, um so personelle, zeitliche und finanzielle Ressourcen einzusparen und anderweitig einsetzen zu können. Die größte Chance eines Integrierten Managementsystems besteht jedoch in der Möglichkeit das Unternehmen agil und zukunftssicher aufzustellen.
Der Managementbeauftragte als Organisationsentwickler
Die Einführung oder Erweiterung eines IMS benötigt jedoch einer gewissen Vorbereitung. Als ersten Schritt sollte mit den Führungskräften ein Workshop durchgeführt werden, in dem die notwendigen Anpassungen an der Prozesslandschaft erarbeitet werden. Anschließend sollte der Managementbeauftragte mit den jeweiligen Beteiligten eines jeden Prozesses sprechen und notwendige Änderungen in den Prozess einarbeiten. Dieses Vorgehen bietet darüber hinaus die Chance die Prozesse auf den neusten Stand zu bringen und vorhandene Dokumentation, wie Arbeitsanweisungen, zu überarbeiten oder bei Bedarf der „Ablage P“ hinzuzufügen. Wichtig für den Managementbeauftragten ist, dass eine moderierende Rolle eingenommen wird. Es ist wichtig, dass die notwendigen Dokumente von den Prozessbeteiligten erarbeitet werden, um so die Akzeptanz zu für das Gesamtsystem zu erhöhen. Denn nur so gelingt der Wandel vom Systempfleger zum Organisationsentwickler.
Sollten Sie bei diesem Weg Unterstützung benötigen, steht Ihnen unser Prozessmanagement-Team gerne zur Seite.
