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Entspannt in den Urlaub dank geregelter Urlaubsvertretung

Wer kennt es nicht? Der lang ersehnte Urlaub steht fast vor der Tür, aber der eigene Schreibtisch ist noch prall gefüllt mit zahlreichen kleinen und großen Aufgaben. Nun gilt es Ruhe zu bewahren, zu priorisieren und zu delegieren, damit der entspannte Start in den Urlaub gelingen kann. Ein Qualitätsmanagementsystem gemäß DIN EN ISO 9001 kann Ihnen dabei helfen.

Stabile Prozesse, eindeutige Verantwortlichkeiten und Befugnisse

Gefestigte Prozesse, saubere Stellenbeschreibungen und eindeutig abgegrenzte Befugnisse innerhalb der Organisation sind grundsätzlich der Schlüssel zu nachvollziehbaren rechtssicheren Vorgehensweisen und hoher Ergebnisqualität. Innerhalb der aktuellen Revision der DIN EN ISO 9001 wird zur Festlegung der Rahmenbe-dingungen eindeutig die oberste Leitung in die Verantwortung und somit auch die Pflicht genommen. Rollen müssen definiert und voneinander abgegrenzt werden, Verantwortlichkeiten müssen festgelegt, relevante Prozesse müssen identifiziert und potenziell risikobehaftete Verfahren müssen beschrieben und behandelt werden. 
Ein zentraler Aspekt, welcher die Prozesssicherheit signifikant beeinflusst, ist der Umgang mit Ressourcen im Unternehmen. Im Kapitel 7 „Unterstützung“ der DIN EN ISO 9001:2015 erfolgt klar und eindeutig die Forderung danach, die notwendige Kompetenz bei den eingesetzten Mitarbeitern bereitzustellen, so dass alle Prozesse wie geplant durchgeführt werden können. Dies schließt selbstverständlich auch die Berücksichtigung eines Vertretungsfalls, z.B. aufgrund von Urlaub, mit ein. Darüber hinaus erfolgt eine Darlegung in Kapitel 8 „Betrieb“, dass ebenfalls Steuerungsmaßnahmen ergriffen werden müssen, damit sichergestellt ist, dass ebendiese Prozesse letztendlich auch zu dem gewünschten Ergebnis führen. In dem Zusammenhang kommen insbesondere diejenigen Verfahrensbeschreibungen und Arbeitsanweisungen zum Tragen, die risikobehaftete Prozesse mit erhöhtem Steuerungsaufwand sicher und nachvollziehbar darlegen. 

Wird dieser Ansatz konsequent berücksichtigt, erhöht sich die Prozesstransparenz und ermöglicht somit auch Mitarbeitern, die diese Prozesse vertretungsweise verantworten, diese sicher und durchdacht durchführen und prüfen zu können.

Wirkungsvolle Ressourcenstrategie für Ihr Unternehmen

Zusammenfassend ist zu sagen, dass ein sauber eingeführtes Qualitätsmangementsystem innerhalb einer Organisation dazu beiträgt, dass aufgrund einer klug gewählten Ressourcenstrategie und verantwortungsbewusst implementierten Prozesssteuerung auch personellen Engpässen aufgrund von Urlaub (oder auch Krankheit) wirkungsvoll begegnet werden kann.
Verhelfen auch Sie Ihren Mitarbeitern zu einem entspannten Einstieg in den Urlaub und steuern Sie Ihre Prozesse wirkungsvoll durch die Einführung eines Qualitätsmanagementsystems.