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Welche Veröffentlichungen sind zulässig?

Das Schwarze Brett oder seine modernen Formen wie das Intranet und die Betriebszeitungen finden vielfache Verwendung in den Unternehmen. Inhalt sind meist eine Vielzahl von Informationen, die meist auch personenbezogene Daten von Mitarbeitern sein können. Hier gilt es allerdings Vorsicht walten zu lassen, denn nicht jede Veröffentlichung ist zulässig. Maßgeblich für die Zulässigkeit sind die Grundsätze der Datenverarbeitung nach Art. 5 DSGVO. Der erste Grundsatz ist der der Rechtmäßigkeit. Somit muss als erstes geprüft werden was als potentielle Rechtsgrundlage anwendbar ist.

Hierfür kommt die Datenverarbeitung für die Durchführung des Arbeitsvertrages, das berechtigte Interesse des Arbeitgebers und eine Einwilligung in Betracht: 

• Gleichwohl dass die Verarbeitung der personenbezogenen Daten für eine Durchführung des Arbeitsverhältnisses notwendig sind, trift dies in den seltensten Fällen auch auf die interne Veröffentlichung zu.
• Der Arbeitgeber hat durchaus ein Interesse an der Veröffentlichung mancher personenbezogener Daten seiner Mitarbeiter, meint er dies meist nett und als Ehrung. Trotzdem kann der Mitarbeiter dies durchaus als störend empfinden und daher ist der Arbeitgeber vorab verpflichtet eine Abwägung der Interessen beider Parteien abzuwägen.
• Die Einwilligungserklärung ist die sicherste aber auch aufwändigste Methode. Hier wird jedem Mitarbeiter transparent die Möglichkeit gegeben, der Veröffentlichung vorab zuzustimmen.
   

Interessen der betroffenen Personen

Die nächsten Beispiele sollten für die Interessensabwägung hinzugezogen werden. Hier haben wir klassische Gedanken zusammengefasst, die gegen das Interesse an einer Veröffentlichung sprechen können.

• Geburtstagen, Jubiläen, Hochzeiten: Nicht jeder möchte, dass sein Alter bekannt wird. Stören sich manche Personen nicht am genauen Tag, möchten die meisten Personen das Geburtsjahr geheim halten. Gleich hält es mit einer Vermählung. Zwar ist dies ein sehr freudiges Ereignis, möchte die glückliche Person möglicherweise dadurch nicht zum Gesprächsthema werden oder von jedem darauf angesprochen werden. Von der Verarbeitung des Vor und eventuell neuen Nachnamens des Partners, der von dieser Verarbeitung nichts weiß, abgesehen.
• Prüfungsergebnisse von Auszubildenden: Das Unternehmen ist mit Grund stolz, wenn einer ihrer Azubis ein besonders gutes Ergebnis erzielt hat. Möge der/die Beste, an einer Veröffentlichung eventuell nichts entgegenzusetzen haben, würden die übrigen Azubis etwas gegen eine Veröffentlichung einzuwenden haben, da dies sie nicht positiv darstellt. Bei diesen personenbezogenen Daten handelt es sich um Leistungsdaten und diese sind besonders zu schützen.
• Bestenlisten/Rennliste: Wie bei den Azubis würden, in der Regel, die besten Verkäufer nichts gegen eine Veröffentlichung haben. Für Mitarbeiter, die nur durchschnittliche Leistungen erbringen, kann die Bestenliste aber eine unangenehme Angelegenheit werden. Außerdem sind auch dies Leistungsdaten, bei deren Verarbeitung nicht umsonst auch der Betriebsrat (wenn vorhanden) mitbestimmungspflichtig wäre.
• Qualitätsmanagement: In vielen Unternehmen ist es üblich, die aktuellen Ergebnisse des Qualitätsmanagements öffentlich auszuhängen. Solange alles im sprichwörtlichen grünen Bereich ist, mag dies noch unproblematisch erscheinen. Spätestens jedoch, wenn einzelne Bereiche und Mitarbeiter in den Qualitätsergebnissen abrutschen, sind möglicherweise die schutzwürdigen Interessen Einzelner betroffen.

Sie sehen also, die potentiellen Bedenken der betroffenen Personen müssen abgewogen werden.

Abwägung am Beispiel der „Geburtstagsliste“

Um dies an einem Beispiel nochmals ausführlich zu erläutern, haben wir die „Geburtstagliste“ als Beispiel ausgearbeitet. Wie oben beschrieben, brauchen wir für diese Verarbeitung eine Rechtsgrundlage. 

• Für die Verarbeitung von Mitarbeiterdaten ist der § 26 BDSG maßgeblich. Hierbei fällt auf, dass das der §26 BDSG in diesem Fall keine Abwägung der Interessen des Arbeitgebers gegenüber dem Arbeitnehmer vorsieht, sondern nur eine betriebliche Forderung vorsieht. Nämlich zur Begründung, Durchführung oder Beendigung eines Arbeitsverhältnisses. Fraglich ist es also ob solch eine „Geburtstagsliste“ ein erforderliches Bedürfnis darstellt. Kann mein/e Arbeitnehmer/in den Beruf nur ausüben, wenn es solch eine Geburtstagsliste gibt? Dies ist klar zu verneinen und daher ist die Verarbeitung nach § 26 BDSG nicht zulässig.
• Nun zu der oben in den Beispielen angesprochenen Interessens abwägung. Hierzu muss eine Gewichtung der Interessen vorgenommen werden. Wie wir schon aufgeführt haben gibt es begründete Interessen die dagegensprechen. Im Falle der „Geburtstagsliste“ lässt sich dies auch durch die Begründung des Gesetzgebers stützen. Denn der deutsche Gesetzgeber ist bei seiner Begründung zu § 26 BDSG auf das Thema der Geburtstagslisten eingegangen (BR-Drs. 110/17, S. 97). Und zwar im Kontext der Einwilligungsregelung in § 26 Abs. 2 BDSG. Daher lässt sich die Einwilligungsliste nicht auf Basis der Interessenabwägung nach Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO stützen. 
• Bei Geburtstagslisten ist daher die Einwilligung die Rechtsgrundlage. Das hängt mit der Begründung des Gesetzgebers zusammen. Der Gesetzgeber selbst ist hier also davon ausgegangen, dass im Falle der Verwendung von Geburtstagslisten eine Einwilligung erforderlich sein wird. Es spricht daher vieles dafür, dass auch ein Gericht (oder im Vorwege eine Aufsichtsbehörde) im Rahmen der Würdigung der Rechtslage ebenfalls diesen Schluss zieht, wenn es mal zu einer rechtlichen Auseinandersetzung käme.