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Der Auskunftsanspruch

Folgender Antrag führt regelmäßig zu Angst und Verzweiflung, bei Unternehmen, Vereinen und allen anderen, die personenbezogene Daten verarbeiten.

Sehr geehrte Damen und Herren,
hiermit erbitte ich von Ihnen gemäß Artikel 15 Absatz 1 DSGVO unentgeltliche und schriftliche Auskunft, ob Sie mich betreffende personenbezogene Daten verarbeiten.
Darüber hinaus verlange ich gemäß Art. 15 Abs. 3 DSGVO eine Kopie aller meiner von Ihnen verarbeiteten personenbezogenen Daten.

Gründe für ein Auskunftsersuchen

Die Angst ist nicht ganz unbegründet, denn gerade im Beschäftigungsverhältnis ist die Bereitstellung der erforderlichen Informationen eines Auskunftsersuchens mit einem immensen Zeitaufwand verbunden. Besonders ärgerlich ist, dass es in dieser Konstellation dem Antragsteller selten um die Daten selbst geht. Häufig erleben wir, dass der Antrag nach einer Kündigung gestellt wird. In diesem Fall liegt der Verdacht nah, dass es um die Gewinnung von Beweismitteln für eine möglichen Prozess vor dem Arbeitsgericht, oder um ein Druckmittel um die Abfindung hochzutreiben, geht.

Eigentlich schade, denn der Auskunftsanspruch ist ein sinnvolles Instrument, um die Rechte der Betroffen zu stärken. Aber im Beschäftigungsverhältnis wird dieser Anspruch teilweise ad absurdum geführt. Insbesondere dann, wenn der Antragsteller eine Kopie aller Daten verlangt, stellt sich die Frage, müssen jetzt alle E-Mails, in denen der Name des Arbeitsnehmers vorkommt, herausgegeben werden? Dies würde auch bedeuten, man müsste alle anderen Namen schwärzen, weil man gemäß Art. 5 Abs. 1 e DSGVO zur Vertraulichkeit verpflichtet ist.

Eine endgültige Entscheidung der Rechtsprechung diesbezüglich steht noch aus und steht so sinnbildlich, für die Probleme bei der Anwendung des Anspruchs nach Art. 15 DSGVO. Aber auch ohne die Herausgabe der Kopien umfasst die Beantwortung des Auskunftsersuchens bei Beschäftigten leicht um die 15 Seiten, wenn man diese richtig beantwortet. Erwägungsgrund 63 S. 7 stellt immerhin klar, dass, wenn der Verantwortliche eine große Menge Daten verarbeitet, der Antragsteller konkret benennen muss, auf welche Informationen sich sein Auskunftsersuchen bezieht.

Im Verhältnis zwischen Verantwortlichen und Kunde ist die Beantwortung häufig nicht so problematisch, aber auch hier sollte präzise gearbeitet werden, weil ansonsten ein Schadenersatzanspruch entstehen kann. Damit ein solcher Fall nicht eintritt, sollten Sie folgende Vorgaben beachten:
 

Verifizierung

Wenn es Zweifel an der Identität des Antragsstellers gibt, sollte der Verantwortliche, zusätzliche Information anfordern. Dies kann zum Beispiel eine Kopie des Ausweises sein. Aufgrund der Verpflichtung zur Datenminimierung, sollten alle unrelevanten Daten geschwärzt werden.

Frist

Die Beantwortung hat innerhalb eines Monats zu erfolgen. Bei besonderer Komplexität kann die Frist um zwei weitere Monate verlängert werden. Der Grund der Verlängerung muss dem Antragsteller mitgeteilt werden.

Die Auskunft muss gemäß Art. 15 DSGVO folgenden Inhalt enthalten:

• die Verarbeitungszwecke;
• die Kategorien personenbezogener Daten, die verarbeitet werden;
• die Empfänger oder Kategorien von Empfängern, gegenüber denen die personenbezogenen Daten offengelegt worden sind oder noch offengelegt werden, insbesondere bei Empfängern in Drittländern oder bei internationalen Organisationen;
• falls möglich die geplante Dauer, für die die personenbezogenen Daten gespeichert werden, oder, falls dies nicht möglich ist, die Kriterien für die Festlegung dieser Dauer;
• das Bestehen eines Rechts auf Berichtigung oder Löschung der sie betreffenden personenbezogenen Daten oder auf Einschränkung der Verarbeitung durch den Verantwortlichen oder eines Widerspruchsrechts gegen diese Verarbeitung;
• das Bestehen eines Beschwerderechts bei einer Aufsichtsbehörde;
• wenn die personenbezogenen Daten nicht bei der betroffenen Person erhoben werden, alle verfügbaren Informationen über die Herkunft der Daten;
• das Bestehen einer automatisierten Entscheidungsfindung einschließlich Profiling.

Sollten in Ihrer Organisation ein Auskunftsanspruch eingehen, seien Sie achtsam bei der komplexen Beantwortung und kommen Sie bei Zweifeln und Rückfragen auf uns zu. Wir unterstützen Sie gerne bei der Bearbeitung.