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Um eine gute Besucherkommunikation zu ermöglichen, werden Daten unterschiedlich genutzt.
So finden sie folgende Verwendungen:
- als namentliche Begrüßung auf einem sich im Eingangsbereich befindlichen Monitor
- als persönliche Namensschilder
- als Eintrag in Besucherlisten
- als automatisches Anmeldeverfahren
In diesem Zusammenhang stellen sich auch im Rahmen des Datenschutzes folgende Fragen:
- Wird eine dokumentierte Einwilligung für die Verarbeitung dieser personenbezogenen Daten benötigt?
- Oder reicht ein sog. „berechtigtes Interesse“ gemäß Art. 6 Abs. 1 S. 1 f DSGVO aus?
Begrüßungsbildschirm
Bezüglich der Frage ob hier eine Einwilligung des Besuchers in die namentliche Begrüßung auf einem Bildschirm im Eingangsbereich erforderlich ist, hat sich das Bayerische Landesamt für Datenschutzaufsicht (BayLDA) kürzlich geäußert.
Berechtigtes Interesse kommt hier als Rechtsgrundlage nur in Frage, wenn es als in der Branche üblich angesehen wird, dass der Besucher namentlich angesprochen und begrüßt wird. Dies ist auch in Ausnahmefällen beim Endkunden möglich. Bei Mitarbeitern von Unternehmen ist dies nach Ansicht des BayLDA regelmäßig nicht der Fall. Daher kann dies nicht auf der Grundlage des berechtigten Interesses erfolgen und eine vorherige Einwilligung wird daher empfohlen. Die praxisbezogene Umsetzung wird daher wohl auf den Verzicht der namentlichen Begrüßung hinauslaufen, da die vorherige Einwilligung schwerlich umzusetzen geht.
Besucherlisten und Namensschilder
Da das Unternehmen aus Sicherheitsgründen daran Interesse hat, seine Besucher zu dokumentieren, dürfte hier von einem berechtigten Interesse nach Artikel 6 Abs. 1 S. 1 f) DSGVO ausgegangen werden. Zudem ist es auch von Interesse, zu wissen wie der Besucher denn heißt (Namensschild).
Das Problem besteht hierbei in den sog. „Besucherlisten“ in welche sich Besucher zeilenweise eintragen oder unterschreiben müssen. Der jeweilig letzte Besucher hat so Einblick in die vorherigen Eintragungen. Dies kann z. B. bei Bewerbungs- und Vergabeverfahren zu Problemen führen. Man kann zwar die bisherigen Besucher mit einem „Deckblatt“ oder Ähnlichem abdecken, dies kann aber u.U. zu Nachfragen führen was sich denn unter der Abdeckung befindet und was man da unterschreibt.
Wir empfehlen daher im Rahmen des Besuchermanagements die Verwendung von Einzelformularen welche nach dem Ausfüllen sichtgeschützt abgelegt werden oder die Verwendung elektronischer Lösungen wie Tablet, Unterschriftenpad usw.
Alternativ kann auch die Liste vom Empfang geführt werden.
Zu beachten ist, dass kein unbefugter Einblick erfolgen darf, die Informationspflichten gem. Art. 13 DS-GVO erfüllt werden und eine Verpflichtung auf den Datenschutz erfolgt ist.
Es werden unterschiedliche Verfahren eingesetzt, exemplarisch sind hier das Führen des sog. Besucherbuchs in elektronischer oder analoger Form und automatisierte Besucherverfahren zu nennen.
Gerne unterstützen unsere Berater Sie hier in der Verfahrensbeschreibung, deren Bewertung und Umsetzung der Informationspflichten.
Haben Sie noch Fragen? Dann sprechen Sie unser Datenschutzteam gerne an.
