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Gesundheitsvorfälle im Betrieb
Im Falle eines Unfalls oder eines gesundheitlichen Vorfalls eines Arbeitnehmers im Betrieb, mit dem im Arbeitsalltag nicht ohne weiteres zu rechnen ist, sollte eine Kontaktperson oder ein Angehöriger schnell benachrichtigt werden können. Der Angehörige kann im Zweifel weitere Informationen über den Gesundheitszustand wie Allergien oder regelmäßig einzunehmende Medikamente geben, wodurch eine Notfallsituation abgemildert werden könnte. Selbstverständlich muss zusätzlich je nach Notlage auch ein Notruf abgesetzt und ein Ersthelfer hinzugezogen werden.
Verarbeitung personenbezogener Daten
Da mit dem Einholen der Notfallkontakte personenbezogene Daten verarbeitet werden, muss eine Rechtsgrundlage gemäß Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) vorliegen.
Einwilligung
Es sollte die Einwilligung der betroffenen Notfallkontaktperson nach Art. 6 Abs. 1 Buchst. a DSGVO eingeholt werden, die an bestimmte Voraussetzungen geknüpft ist. So muss das Unternehmen der betroffenen Person dokumentiert die Informationspflichten nach Art. 13 DSGVO zur Verfügung stellen und die Unterschrift zu Nachweiszwecken gem. Art. 7 Abs. 1 DSGVO einholen. Sollte ein Angehöriger sein Widerrufsrecht ausüben, dürfen die Daten selbstverständlich nicht mehr verarbeitet werden.
Aufbewahrung und Löschung
Wo und wie sollten Unternehmen die Notfallkontaktdaten aufbewahren und löschen? Zum einen besteht die Möglichkeit, dass die Personalabteilung die Daten in einer zentralen Datei speichert. Zum anderen
könnte die jeweilige direkte Führungskraft die Notfallkontaktdaten dezentral aufbewahren. In beiden Fällen ist der Zugriff auf die Daten streng zu begrenzen (Need-to-know-Prinzip) und die Daten sind durch technische und organisatorische Maßnahmen zu schützen. Wechselt der Notfallkontakt oder scheidet ein Beschäftigter aus, müssen die Verantwortlichen die Daten der Notfallkontaktperson datenschutzkonform vernichten und die Daten des neuen Notfallkontaktes datenschutzkonform aufbewahren.
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