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Transkription von Gesprächsprotokollen
Die automatische Erstellung von Gesprächsprotokollen gewinnt in Unternehmen zunehmend an Bedeutung. Ob Meetings, Kundengespräche oder interne Abstimmungen: Transkriptionstechnologien versprechen spürbare Effizienzgewinne und werden daher immer häufiger eingesetzt.
Gleichzeitig ist ihr Einsatz rechtlich sensibel, weshalb Unternehmer die wesentlichen Rahmenbedingungen kennen sollten.
Datenschutzrechtliche Anforderungen
Bei der Transkription von Gesprächen werden je nach konkretem Einsatz regelmäßig zahlreiche personenbezogene Daten verarbeitet. Hierzu zählen insbesondere Identifikationsdaten, technische Daten mit Personenbezug wie IP-Adressen sowie Inhaltsdaten mit Personenbezug.
Für die Verarbeitung dieser Daten ist daher eine geeignete Rechtsgrundlage im Sinne der DSGVO erforderlich.
Mögliche Rechtsgrundlagen
Als mögliche Rechtsgrundlagen kommen die Einwilligung, die Verarbeitung zur Erfüllung eines Vertrags sowie das berechtigte Interesse des Verantwortlichen in Betracht. Bei einer genaueren Prüfung der Rechtsgrundlagen wird der Verantwortliche jedoch häufig feststellen, dass die Transkription für die Erfüllung eines Vertrags regelmäßig nicht erforderlich, sondern lediglich hilfreich ist.
Wird die Verarbeitung auf ein berechtigtes Interesse gestützt, muss der Verantwortliche mit der Transkription ein berechtigtes Interesse verfolgen, etwa ein wirtschaftliches Interesse. Zudem muss die Transkription zur Verfolgung dieses Interesses erforderlich sein. Das bedeutet, dass kein milderes und gleich wirksames Mittel zur Verfügung stehen darf. Zuletzt dürfen die Interessen, Grundrechte und Grundfreiheiten der betroffenen Personen nicht überwiegen. Dafür ist eine Interessenabwägung notwendig, die alle Besonderheiten des Einzelfalls berücksichtigt.
Die betroffenen Personen müssen zudem informiert werden und auf ihr Widerspruchsrecht hingewiesen werden. Weiter ist zu beachten, dass sobald sensible Daten nach Art. 9 DSGVO verarbeitet werden, die Interessenabwägung nicht mehr herangezogen werden kann. Welche Rechtsgrundlage im Einzelfall herangezogen werden kann, hängt somit maßgeblich von den konkreten Umständen ab.
In der Praxis wird aus Gründen der Rechtssicherheit häufig auf die Einwilligung zur Transkription zurückgegriffen.
Einwilligung als zentrale Voraussetzung
Die Einwilligung muss in diesem Zusammenhang den Anforderungen des Art. 7 DSGVO entsprechen. Sie muss insbesondere informiert, freiwillig und jederzeit widerrufbar sein und vor Beginn der Aufnahme eingeholt werden. Dies gilt sowohl für Mitarbeiter als auch für die Gesprächspartner. Die Erteilung der Einwilligung kann sowohl schriftlich als auch mündlich erfolgen, entscheidend ist jedoch, dass sie in jedem Fall nachweisbar dokumentiert wird.
Für Unternehmen bedeutet das, dass Gesprächspartner und Mitarbeiter vorab transparent über die geplante Aufnahme informiert und ihre Einwilligung aktiv eingeholt werden müssen. Eine lückenlose Dokumentation ist dabei essenziell, um im Zweifel die Rechtmäßigkeit belegen zu können.
Zusätzliche Anforderung: Betriebsrat
Im Beschäftigtenverhältnis gelten zusätzliche Anforderungen. Besteht ein Betriebsrat, ist dieser gemäß § 87 Abs. 1 Nr. 6 BetrVG zu beteiligen. In der Praxis kann eine Betriebsvereinbarung hier eine tragfähige Grundlage schaffen und die Einholung individueller Einwilligungen der Mitarbeiter ersetzen.
Vertraulichkeit des gesprochenen Wortes (§ 201 StGB)
Eine weitere rechtliche Hürde stellt die Vertraulichkeit des gesprochenen Wortes gemäß § 201 StGB dar. Geschützt wird dadurch die unbefugte Aufnahme nichtöffentlich gesprochener Inhalte sowie deren Abhören oder Weitergabe an Dritte. Verstöße können mit Geldstrafen oder Freiheitsstrafen geahndet werden. Darüber hinaus können Mitarbeitern auch arbeitsrechtliche Konsequenzen bis hin zur fristlosen Kündigung drohen. Anwendung findet der § 201 StGB so bald Audios Signale z.B. Zwischengespeichert werden, was bei Transkription regelmäßig der Fall ist.
Um nicht unter den Tatbestand des § 201 StGB zu fallen, bedarf es einer Befugnis bzw. einer Einwilligung in die Aufnahme des gesprochenen Wortes. Die Anforderungen an diese Einwilligung sind jedoch geringer als diejenigen an eine Einwilligung nach der DSGVO. Eine mutmaßliche Einwilligung kann hier ausreichen. Somit erfüllt eine DSGVO-konforme Einwilligung zugleich auch die Voraussetzungen einer Einwilligung nach § 201 StGB.
Weitere Pflichten für Unternehmen
Werden externe Dienstleister eingesetzt, ist zudem ein Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV) gemäß Art. 28 DSGVO erforderlich. Dabei sollte besonderes Augenmerk daraufgelegt werden, wo die Daten verarbeitet werden. Empfehlenswert ist die Zusammenarbeit mit Anbietern innerhalb der EU.
Beim Einsatz von KI-Transkription ist zudem zu prüfen, ob es einer Datenschutz-Folgenabschätzung gemäß Art. 35 DSGVO bedarf. Dies ist häufig bei der Verwendung neuer Technologien der Fall, bei denen aufgrund der Art, des Umfangs, der Umstände und der Zwecke der Verarbeitung voraussichtlich ein hohes Risiko für die Rechte und Freiheiten natürlicher Personen besteht. Besonders kritisch ist der Einsatz von KI-Systemen, die darauf abzielen, emotionale Signale wie etwa Gesichtsausdrücke oder die Stimmlage zu erkennen.
Fazit
Transkription bietet Unternehmen erhebliche Effizienzpotenziale, erfordert jedoch eine sorgfältige rechtliche Prüfung bei der Umsetzung. Unternehmer sollten dafür, frühzeitig klare Prozesse etablieren und Mitarbeiter schulen um rechtliche Risiken minimieren. Bei Fragen bezüglich der Umsetzung sollten Sie frühzeitig Ihren Datenschutzbeauftragten einbeziehen.
Bei Fragen oder Unterstützungsbedarf stehen wir Ihnen jederzeit gerne zur Verfügung.
