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900.000 € Bußgeld – Warum Datenschutz-Löschkonzepte so schwierig umzusetzen sind

Die jüngste Entscheidung der Datenschutzbehörde Hamburg zeigt eindrucksvoll, wie ernst die Konsequenzen für Unternehmen sein können, die ihre Löschfristen nicht einhalten. Ein Unternehmen wurde mit einem Bußgeld in Höhe von 900.000 Euro belegt, weil es versäumt hatte, personenbezogene Daten rechtzeitig zu löschen.

Aber warum ist die Umsetzung eines effektiven Löschkonzepts so schwierig, und wie kann eine Personalsoftware Unternehmen dabei unterstützen?

Die Entscheidung: Bußgeld wegen veräumter Löschfristen

Im Fall des Hamburger Unternehmens wurde das Bußgeld verhängt, weil es seiner Pflicht zur Löschung von personenbezogenen Daten nicht rechtzeitig nachgekommen ist und die Regeln jahrelang bewusst missachtet hat. Die Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) fordert, dass personenbezogene Daten nur so lange gespeichert werden, wie sie für den ursprünglichen Zweck benötigt werden. Werden diese Daten nicht fristgerecht gelöscht, kann das erhebliche rechtliche und finanzielle Konsequenzen nach sich ziehen – wie dieses Beispiel eindrucksvoll zeigt.

Für Unternehmen wird es immer schwieriger, mit den komplexen Anforderungen der DSGVO Schritt zu halten. Insbesondere das Management von Löschfristen, die in vielen Bereichen sehr unterschiedlich sein können, stellt viele Unternehmen vor eine Herausforderung.

Warum ist die Umsetzung eines guten Löschkonzepts so schwierig?

Die Einhaltung von Löschfristen ist aus verschiedenen Gründen eine der größten Hürden für Unternehmen:

• 1. Vielfalt der Datenarten: Unternehmen speichern eine riesige Menge an Daten, die in verschiedenen Systemen und Formaten vorliegen. Unterschiedliche Datenarten (z. B. Kundendaten, Mitarbeiterdaten, Bewerberdaten) unterliegen unterschiedlichen Löschfristen. Es ist daher schwierig, eine einheitliche Strategie zu entwickeln, die für alle Datenbereiche gleichermaßen gilt.
• 2. Unübersichtliche Prozesse: Viele Unternehmen haben keine klar strukturierten Prozesse für das Datenmanagement. Insbesondere bei großen oder schnell wachsenden Unternehmen fehlt oft eine zentrale Übersicht über alle gespeicherten Daten. Das führt dazu, dass Löschfristen entweder überschritten werden oder gar nicht erst richtig erfasst werden.
• 3. Fehlende Automatisierung: Oftmals werden Löschprozesse manuell überwacht, was zeitaufwendig und fehleranfällig ist. Eine vollständige Automatisierung der Löschfristen ist in vielen Unternehmen bislang nicht umgesetzt, was das Risiko von Verstößen gegen die DSGVO erhöht.
• 4. Komplexität der Vorgaben: Die Gesetze geben klare Regeln vor, wann Daten gelöscht werden müssen. Aber die Anwendung ist nicht immer einfach, weil die Vorgaben in einer Vielzahl von Gesetzen verteilt sind.

Wie kann eine Personalsoftware Unternehmen bei der Umsetzung unterstützen?

Um ein effektives Löschkonzept zu realisieren und Bußgelder wie das Hamburger Beispiel zu vermeiden, können Unternehmen auf moderne Personalsoftwarelösungen zurückgreifen. Diese Systeme bieten verschiedene Funktionen, die das Datenmanagement und die Einhaltung der DSGVO erheblich erleichtern:

• 1. Automatisierte Löschfristen: Eine gute Personalsoftware kann automatisch die Löschfristen für alle relevanten personenbezogenen Daten berechnen und überwachen. So wird gewährleistet, dass keine Daten länger als notwendig gespeichert werden und keine Fristen überschritten werden.
• 2. Zentrale Datenverwaltung: Mit einer Personalsoftware können alle relevanten Daten an einem zentralen Ort verwaltet werden. Dies ermöglicht es Unternehmen, jederzeit eine vollständige Übersicht über alle gespeicherten Daten zu behalten und gezielt auf die Einhaltung der Löschvorgaben zu achten.
• 3. Transparenz und Nachvollziehbarkeit: Personalsoftware ermöglicht es, alle Prozesse rund um die Datenlöschung transparent und nachvollziehbar zu dokumentieren. Dies ist besonders wichtig, um im Falle einer Prüfung durch die Aufsichtsbehörden nachweisen zu können, dass alle Datenschutzanforderungen erfüllt wurden.
• 4. Datenschutzfreundliche Technologien: Viele moderne Personalsoftwarelösungen integrieren Datenschutzfunktionen, die direkt in die täglichen Arbeitsprozesse eingebunden sind. So können Unternehmen die DSGVO-Vorgaben problemlos in ihre digitalen Arbeitsabläufe integrieren, ohne dass zusätzliche manuelle Schritte erforderlich sind.

Fazit

Die Einführung einer Personalsoftware kann Sie bei der Umsetzung der Löschfristen unterstützen. Selbstverständlich muss der Anbieter sorgfältig ausgewählt werden und muss besonders in Bezug auf den Datenschutz überprüft werden. Hierbei unterstützten wir Sie selbstverständlich gerne.