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Richtige Vorbereitung auf ein Audit

Ein Audit löst in vielen Unternehmen ähnliche Gefühle aus: Anspannung, Unsicherheit und die Sorge, etwas falsch gemacht zu haben. Diese Reaktion ist völlig nachvollziehbar, schließlich wird das eigene Managementsystem überprüft.

Dennoch lohnt es sich, die Perspektive zu wechseln. Ein Audit ist keine Prüfung, bei der es darum geht, Fehler zu bestrafen, sondern ein wertvolles Instrument, um die Wirksamkeit des Managementsystems zu bewerten und Verbesserungspotenziale zu erkennen.

Die beste Vorbereitung beginnt lange vor dem Audit

Die beste Vorbereitung beginnt nicht erst wenige Tage vor dem Audittermin, sondern ist Teil des täglichen Arbeitens. Prozesse sollten gelebt und nicht nur dokumentiert sein. Verantwortlichkeiten müssen klar geregelt, Nachweise sollten aktuell und leicht auffindbar sein und Mitarbeitende sollten ihre Aufgaben im Managementsystem kennen. Wer sein System kontinuierlich pflegt, muss vor einem Audit keine kurzfristigen "Aufräumaktionen" durchführen.

Vor einem internen Audit empfiehlt es sich lediglich, die relevanten Dokumente und Aufzeichnungen noch einmal auf Aktualität zu prüfen.

• Sind alle Prozesse dokumentiert?
• Wurden interne Maßnahmen umgesetzt?
• Sind alle erforderlichen Nachweise wie Schulungsnachweise, Prüfprotokolle etc. vollständig vorhanden?

Ebenso wichtig ist es, die Mitarbeitenden über den Ablauf des Audits zu informieren und ihnen die Sicherheit zu geben, dass sie Fragen ehrlich und offen beantworten dürfen. Niemand erwartet auswendig gelernte Antworten. Vielmehr geht es darum, die tatsächliche Arbeitsweise im Unternehmen nachvollziehen zu können.

Nach der Generalprobe kommt das externe Audit

Die Vorbereitung auf ein externes Audit unterscheidet sich im Grunde nicht wesentlich. Der Auditor möchte verstehen, wie Ihr Managementsystem funktioniert und ob die Anforderungen der jeweiligen Norm wirksam umgesetzt werden. Er sucht nicht gezielt nach Fehlern, sondern bewertet den aktuellen Stand Ihres Systems objektiv. Kleine Abweichungen oder Verbesserungspotenziale gehören dabei zum normalen Auditgeschehen und sind kein Grund zur Sorge. Kaum ein Unternehmen durchläuft ein Audit völlig ohne Hinweise oder Feststellungen und genau dafür gibt es den kontinuierlichen Verbesserungsprozess.

Ein weiterer wichtiger Erfolgsfaktor ist eine offene und transparente Kommunikation. Wenn Fragen ehrlich beantwortet und Sachverhalte nachvollziehbar erklärt werden, entsteht ein konstruktiver Austausch. Sollte eine Information einmal nicht sofort verfügbar sein, ist es vollkommen in Ordnung, diese nachzureichen. Niemand erwartet Perfektion, sondern ein funktionierendes und nachvollziehbares Managementsystem.

Ein Audit ist eine Chance zur Optimierung

Ein Audit sollte letztlich nicht als Belastung, sondern als Chance verstanden werden. Es bietet die Gelegenheit, die eigenen Prozesse kritisch zu betrachten, Stärken sichtbar zu machen und Verbesserungen gezielt umzusetzen. Durch das externe Audit wird die Möglichkeit geboten, eine frische, unvoreingenommene Rückmeldung zu erhalten, welche im Arbeitsalltag schnell verloren gehen kann. Unternehmen, die Audits mit dieser Einstellung angehen, erleben häufig, dass die anfängliche Nervosität schnell nachlässt.

Mit einer guten Vorbereitung, einem gelebten Managementsystem und einer offenen Einstellung wird aus dem vermeintlichen "Prüfungstermin" ein wertvoller Impuls für die weitere Entwicklung des Unternehmens. 

Wenden Sie sich bei allen Fragen zum Prozessmanagement gerne an Ihren Consultant.