Transparenz und Information sicherstellen

Ein wesentlicher Grundsatz im Datenschutz ist transparente Information. Betroffene sind in die Lage zu versetzen, die Datenerarbeitung nachzuvollziehen also - zu wissen: wer, was, zu welchen Zwecken von Ihnen verarbeitet.

Diese Anforderung kann nur dann gewährleistet werden, wenn Sie als Unternehmen und dem nach Verantwortlicher ausreichend über Datenverarbeitungsvorgänge informieren.

Neben inhaltlichen Vorgaben sind auch Vorschriften zum Zeitpunkt der Information und Fristen zu beachten. FKC CONSULT unterstützt und berät Sie, bei der Erstellung und praxisorientierten Umsetzung, um die Transparenz- und Informationspflichten zu erfüllen.

Leistungsübersicht

  • Überprüfung der Betroffenengruppen die Informationsanspruch haben
  • Identifikation der verschiedenen Verarbeitungen über die Informiert werden muss
  • Erstellung der für die Informationspflicht erforderlichen Inhalte – Prozesse und Dokumente
  • Darstellung praxisorientierter Umsetzungsmöglichkeiten

Häufige Fragen und Antworten

Jede Organisation,

  • die personenbezogenen Daten automatisiert verarbeitet (oder nach bestimmten Kriterien zugänglich in einer strukturierten Sammlung speichert), wenn dies durch eine in der EU belegene Niederlassung erfolgt;
  • die in der EU befindlichen Personen Waren oder Dienstleistungen anbietet und in diesem Zusammenhang deren personenbezogene Daten verarbeitet (Bsp.: Onlineshops);
  • die mittels Datenverarbeitung das Verhalten von in der EU befindlichen Personen beobachtet (ggf. Tracking, Profiling, Social-Media-Plugins etc.).
  • Praktisch alle Organisationen in der EU, da jede IT-basierte Datenverarbeitung erfasst ist
  • Sowohl Unternehmen als auch viele gemeinnützige Träger (bspw. schon bei Lohnabrechnung)
  • Auch Nicht-EU-Organisationen, die sich an EU-Bürger richten und deren Daten verarbeiten

Ein Datenschutzbeauftragter ist erforderlich,

  • wenn Daten-Verarbeitungsvorgänge erfolgen, die zum einen/eine umfangreiche, regelmäßige und systematische Überwachung der betroffenen Personen erfordert. (z.B. GPS Tracking bei Speditionsflotte)
  • wenn in großem Umfang persönliche Daten von besonderer Kategorie (z.B. Gesundheitsdaten, Daten zur Konfession) sowie strafrechtlich relevante Daten verarbeitet werden.
  • wenn eine Datenschutzfolgeabschätzung nach Art. 35 DSGVO notwendig wird > Liste, wann erforderlich ist noch nicht durch Behörde veröffentlicht.
  • wenn geschäftsmäßig personenbezogene Daten zum Zweck der Übermittlung, der anonymisierten Übermittlung oder für Zwecke der Markt- oder Meinungsforschung verarbeitet werden (z.B. Schufa etc.)
  • wenn mindestens zehn Personen ständig mit der automatisierten Verarbeitung personenbezogener Daten beschäftigt sind (dazu zählen nicht nur Vollzeitbeschäftigte sondern auch Studenten, Praktikanten etc.)
  • Rechtmäßigkeit / Rechtsgrundlage für Verarbeitung muss existieren
  • Treu und Glauben / Verarbeitung muss redlich und anständig sein
  • Transparenz / Verarbeitung muss für Betroffenen nachvollziehbar sein
  • Zweckbindung / Verarbeitung darf nur zu einen vorher festgelegten / eindeutigen legitimen Zweck erfolgen
  • Datensparsamkeit / Verarbeitung muss auf das notwendige Maß beschränkt sein
  • Begrenzte Speicherung / Daten sind frühestmöglich zu löschen
  • Integrität / Vertraulichkeit / Schutz vor Verlust und Beschädigung

Personenbezogene Daten sind alle Informationen, die sich auf eine identifizierte oder identifizierbare natürliche Person, die betroffene Person, beziehen. Immer dann, wenn sich durch die Information ein Personenbezug herstellen lässt, handelt es sich um ein personenbezogenes Datum.

  • Einwilligung der betroffenen Person liegt vor
  • Berechtigtes Interesse liegt vor und schutzwürdige Interessen stehen dem nicht entgegen
  • Verarbeitung ist erforderlich zur Vertragserfüllung, für vorvertragliche Maßnahmen, Erfüllung von rechtlichen Anforderungen, Schutz lebenswichtiger Interessen ….

Betroffenen stehen diverse Rechte zu. Diese können, z. B. Recht auf Auskunft, Recht auf Löschen und Widerspruchsrechte umfassen.  (Reaktionszeit von einem Monat für den Verarbeiter)

  • Darstellung und Erläuterung > der Betroffenenrechte
    • Recht auf Auskunft
    • Recht auf Berichtigung
    • Recht auf Löschen
    • Recht auf Einschränkung
    • Mitteilungspflicht gegenüber Empfängern
    • Recht auf Datenübertragbarkeit
    • Widerspruchsrecht

Das Verzeichnis der Verarbeitungstätigkeiten dient vor allem der Dokumentation und somit der Erfüllung der Nachweispflicht gegenüber den Aufsichtsbehörden. Grundsätzlich sind Unternehmen mit mehr als 250 Mitarbeitern zur Führung eines Verzeichnisses von Verarbeitungstätigkeiten gemäß DSGVO verpflichtet. Bei einer geringeren Mitarbeiteranzahl auch dann, wenn besonders sensible personenbezogene Daten verarbeitet oder z.B. Risiken für die Rechte betroffener Personen entstehen können.

Viele Unternehmen bedienen sich an Dienstleistungsangeboten anderer Unternehmen. Im Rahmen der Dienstleistungen sind personenbezogene Daten Bestandsteil oder Beiwerk. Zur Regelung von Verantwortlichkeiten, Pflichten und Haftungsmöglichkeiten sieht das Datenschutzgesetzt die Schließung von Auftragsverarbeitungsverträgen (AV-Vertrag) vor. (Art 28 DSGVO)

Die ePrivacy-Verordnung ist eine EU-Verordnung und geht auf eine Initiative der EU-Kommission im Januar 2017 zurück. Die Verordnung befindet sich zu Zeit jedoch noch im Gesetzgebungsverfahren und liegt nur als Entwurf vor. Die ePrivacy-Verordnung wird die ePrivacy-Richtlinie, die in Deutschland größtenteils in dem Telekommunikationsgesetz (TKG) und Telemediengesetz (TMG) umgesetzt wurde ablösen. Des Weiteren soll sie die DSGVO für den Bereich der elektronischen Kommunikation ergänzen.

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